11 conseils de gestion de documents en ligne

La gestion de documents en ligne est essentielle pour les entreprises désireuses d’évoluer vers le Paperless qui se trouve être une réelle nécessité aujourd’hui. Cela permet aussi de réduire les coûts inhérents au traitement de l’information, ainsi que le temps de traitement des documents grâce aux options comme l’e-signature.

Lorsque la gestion électronique de documents n’est pas convenablement mise en place, elle peut toutefois générer des soucis. Ceux-ci incluent notamment les difficultés à retrouver la version à jour d’un document ou la frustration des utilisateurs. Il est par ailleurs essentiel d’obtenir l’adhésion de vos collaborateurs pour optimiser l’usage du logiciel GED au sein de l’entreprise. Dans cet article, découvrez 11 conseils pour gérer facilement des documents en ligne.

1. Impliquer les utilisateurs dans le processus de gestion de documents en ligne

La meilleure solution pour anticiper le manque d’implication des collaborateurs est de les intégrer au projet dès le commencement de celui-ci. Il est crucial que votre solution de gestion de documents en ligne soit adaptée aussi bien aux différents besoins de l'entreprise qu'à l’ensemble des salariés.

Le logiciel de gestion de documents ne se limite pas aux fonctions d’archivage et de classement des données. Il intègre de nombreuses fonctionnalités qui lui permettent d’être un atout considérable pour le travail collaboratif en entreprise. Son principal objectif étant de faire gagner du temps aux équipes dans la réalisation de leurs tâches quotidiennes, vous gagnerez à ce que ces derniers adhèrent tous au projet GED.

Vous pouvez commencer par diffuser une communication claire et homogène vers les utilisateurs. Cela permet d’accompagner l’ensemble de vos collaborateurs dans leur projet et de renforcer le partage entre les équipes.

2. Choisir un logiciel GED adapté aux besoins pour gérer les documents en ligne

Orienter le choix du logiciel GED en fonction des enjeux et des besoins de chaque service est l’un des meilleurs conseils à suivre pour gérer facilement des documents en ligne. Vous avez principalement le choix entre :

• Une solution clé en main
• Un logiciel type Saas
• Un logiciel sur-mesure.

Voici quelques bonnes pratiques pour sélectionner le logiciel de gestion électronique des documents :

• Évaluez vos besoins en gestion documentaire pour lister les outils, services et fonctionnalités de GED à mettre en place
• Optez pour une solution de gestion de documents évolutive selon vos processus métier
• Choisissez une solution facile à prendre en main qui sera adoptée par l’ensemble de vos salariés
• Assurez-vous que votre système GED puisse s’intégrer facilement avec vos autres plateformes et applications quotidiennes (Outils de communication, CRM, logiciel de facturation, etc.).

3. Former les équipes pour assurer l’utilisation optimale du logiciel GED

Un logiciel GED bien sélectionné est facile à prendre en main par tous les employés. Cela ne signifie néanmoins pas que ces derniers puissent utiliser toutes les fonctionnalités disponibles de façon optimale.

La mise en place de la gestion électronique de documents est aussi un projet à part entière qui va bouleverser votre organisation. La formation constitue dès lors votre meilleur allié pour accompagner vos collaborateurs et vous assurer que votre solution de gestion de documents en ligne ait un impact positif sur leur productivité.

Vous pouvez notamment :

• Faire un tutoriel PDF ou vidéo pour communiquer sur la solution de gestion de documents en ligne auprès de vos équipes.
• Mettre en place des moyens de contrôle pour vérifier que vos équipes utilisent convenablement l’outil
• Organiser des sessions de formation avec partage d’écran dans une salle ou en visioconférence.

4. Sécuriser les échanges GED à l’aide de droits d’accès et de partage

La sécurité des données est un véritable enjeu en matière de gestion de documents en ligne. Pour gérer facilement vos documents numériques, vous devez vous prémunir des problèmes comme :

• La négligence des utilisateurs qui peuvent faire une manipulation erronée et détruire une information.
• Un dysfonctionnement informatique, de type panne de réseau ou défaillance d’un terminal, qui peut rendre un document illisible.
• Un piratage informatique dû au choix de solutions de GED peu sécurisées et constituant des portes d’entrée pour des acteurs malveillants.
• Le partage involontaire d’informations confidentielles dans la cadre du travail collaboratif et l’utilisation des messageries instantanées.

Pour gérer vos documents en ligne de façon sécurisée, vous pouvez catégoriser et autoriser les actions possibles (consultation, modification, suppression) selon l’identité de l’utilisateur. Cela est aisé à mettre en place lorsque vous choisissez une solution qui offre un accès à des espaces de travail sécurisés, ainsi qu’une gestion des habilitations et une authentification rigoureuse.

5. Choisir un système de stockage adapté aux types de documents

Pour que votre base documentaire soit accessible à tous les collaborateurs au sein de l’entreprise, il faut un bon système de stockage en ligne. Ce dernier doit être adapté au volume des documents et à la fréquence de consultation. Il est essentiel qu’il offre différents niveaux de sécurité selon l’importance des données, ainsi qu’un temps d’accès fiable.

Avant d’effectuer le choix de votre système de gestion de documents en ligne, vous devez déterminer le volume de fichiers électroniques et de documents papier traités mensuellement.

Les solutions GED offrent généralement plusieurs types de formules avec des plafonds de stockage variables. En prenant soin d’évaluer vos besoins réels, vous êtes certain de choisir une gamme dont vous allez exploiter toutes les capacités de façon optimale.

6. Maîtriser le poids des documents pour optimiser la GED

Le paramètre clé pour maîtriser l’espace de stockage, et bien gérer ses documents en ligne, est la résolution des fichiers. Une haute résolution est synonyme de qualité du document, mais aussi de poids important. Il faut faire attention au poids des fichiers, parce que plus ils sont lourds, plus votre système sera encombré et lent.

Une solution intéressante consiste à paramétrer la résolution de votre scanner au moment de numériser les fichiers papiers. Une valeur de 150 dpi est optimale pour que les fichiers s’affichent bien à l’écran et après impression sur votre imprimante de bureau.

D’autres pratiques pour optimiser le poids des documents professionnels incluent :

• Le scan de documents en noir et blanc ou en valeurs de gris pour réduire leur poids
• Le scan limité aux parties utiles pour réduire autant que possible la taille du contenu
• L’adoption d’outils de compression pour les fichiers volumineux.

7. Repenser l’architecture du système d’information dans le cadre d’un projet GED

Pour faciliter la gestion de documents en ligne au sein de votre entreprise, vous devriez envisager de repenser votre système d’information. Dans les grandes organisations, les solutions digitales peuvent se multiplier, puisque chaque département s’équipe selon ses objectifs, préférences et spécificités. Ces sont des choix qui, à long terme, vous empêchent de faire évoluer votre GED et constituent un risque pour la cohérence et l’intégrité de vos données.

La gestion documentaire en ligne est un sujet qui concerne l’ensemble de vos collaborateurs, ainsi que la communication interne et externe. Repenser l’architecture globale de votre SI du point de vue de la GED est le meilleur moyen de :

• Évoluer réellement vers le Paperless
• Obtenir une grande fluidité dans les échanges et une cohérence des processus
• Réévaluer le rôle de chaque logiciel et l’ajout de nouvelles fonctionnalités pour aller au-delà du stockage et du classement de documents.

8. Intégrer la signature électronique pour gagner en efficacité dans les processus

La signature numérique figure parmi les outils essentiels pour mener une organisation vers le Paperless. Grâce à un système de clés de chiffrement et des processus complets d’identification, elle garantit l’authenticité des signatures et l’intégrité de vos documents.

Les outils d’e-signature sont complémentaires à la gestion de documents en ligne pour leurs nombreux avantages. Ils permettent notamment de :

• Booster l’efficacité grâce à une traçabilité claire et des processus de transmissions réduits de façon drastique, en interne comme à l’externe
• Signer électroniquement les documents en toute légalité et sécurité
• Réduire les coûts d’impression, d’expédition et de traitement.

Une option de e-signature intégrée à votre GED vous permet de retrouver facilement votre dossier de preuves au sein d’une plateforme intuitive et protégée. En moins d’1h, plusieurs collaborateurs peuvent signer un document et le renvoyer à un client. Chacune des parties prenantes reçoit une copie signée à la fin du processus. Le document est non modifiable et n’a pas besoin d’être scanné à de nombreuses reprises.

9. Automatiser les tâches répétitives de la GED pour économiser du temps

L’automatisation des flux de travail est une fonctionnalité très intéressante lorsqu’il s’agit de gérer facilement les documents en ligne. Un logiciel GED est en effet conçu pour acheminer les documents à travers les différentes étapes d'un projet ou d'une tâche en toute transparence.

Dès lors que vous avez repéré une tâche répétitive, vous devriez l’automatiser pour permettre aux équipes de gagner en temps. La possibilité d’automatiser certaines tâches (classement, diffusion, partage, notifications, etc.) est toutefois optionnelle dans les logiciels GED. C’est un autre aspect à vérifier au moment de faire votre choix.

Grâce à cette fonctionnalité, vous bénéficiez d’outils de conception graphique pour construire et éditer un workflow, avec un aperçu visuel du processus créé. Tout ce que vous avez à faire c’est d’adapter le design graphique. Si l’application GED que vous avez choisie nécessite des scripts et du code, vous pouvez faire appel à votre fournisseur.

10. Structurer la gestion électronique de documents selon les besoins des utilisateurs

Une des pires erreurs que vous puissiez faire en matière de gestion de documents en ligne serait de proposer un plan de classement unique à l’ensemble de l’entreprise. Les besoins des utilisateurs varient d’un service à un autre, vous devez dès lors commencer par étudier les différents usages.

C’est une approche clé pour identifier les points communs à l’ensemble de l’entreprise et considérer les aspects spécifiques à certains groupes de collaborateurs. Cela vous permet de :

• Avoir des documents bien rangés, faciles à retrouver par les autres utilisateurs, ce qui favorise le travail collaboratif
• Éviter les risques de doublons et trouver facilement la version à jour d’un document
• Gagner en temps et donc en productivité
• Assurer la conformité aux obligations légales d’archivage.

Une bonne astuce consiste à structurer votre GED par sous-dossiers et métadonnées. Vous disposez dès lors d’une organisation par dossiers et sous-dossiers allégée, avec la possibilité de faire des recherches par métadonnées.

11. Miser sur la mobilité pour continuer à gérer les documents partout

A l’ère de la gestion de projet agile et du travail hybride, mobilité et Gestion Électronique de Documents sont indissociables. Que votre gestion de documents en ligne soit Open source ou non, vos collaborateurs doivent pouvoir la consulter depuis n'importe quel périphérique fixe ou mobile.

La gestion documentaire en ligne ne se limite pas à l'accès aux documents et fichiers de l'entreprise. Elle traite également vos processus métiers et participe à leur dématérialisation. Le smartphone et la tablette doivent être des terminaux mobiles pour opérer des tâches de GED dans un contexte nomade.

L’application mobile permettra par exemple de :

• Photographier un document de n’importe où et l'envoyer sur le serveur de GED pour archivage
• Consulter un document métier dans un entrepôt loin de tout poste fixe
• Synchroniser des documents sur le smartphone et les consulter même en mode déconnecté
• Apposer une signature électronique dans le cadre d’un cycle d’approbation durant un congé et bien plus encore.