10 étapes essentielles pour la gestion de projet vidéo

La vidéo monte en puissance sur le web grâce à l'explosion des terminaux mobiles et de l’internet à très haut débit. Pour saisir cette opportunité business, les entreprises se lancent de plus en plus dans la réalisation et la diffusion de contenus vidéo. Elles misent dès lors sur la gestion de projet vidéo qui est essentielle pour planifier, concevoir et distribuer des vidéos en suivant un calendrier défini.

Il existe de nombreuses idées pour un projet vidéo, comme filmer un événement, réaliser une interview ou encore créer des tutoriels. Le choix du format approprié s’effectue en fonction du message à véhiculer au public cible. Pour obtenir un rendu impressionnant, vous devez suivre certaines règles. Découvrez 10 étapes essentielles pour la gestion de projet vidéo.

1. Déterminer les caractéristiques du projet vidéo en fonction du public cible

La gestion de projet vidéo passe par une étape importante de pré-production. L’objectif est de développer du contenu vidéo qui permette de communiquer efficacement avec votre public cible. Vous devez dès lors prendre ses besoins en considération. Cela se fait en créant un buyer persona pour votre client idéal (données démographiques, motivations, passe-temps et intérêts, carrières, points faibles…).

L’étape suivante du projet de production vidéo est de définir le message à adresser au public cible. Une vidéo peut notamment servir à expliquer un nouveau produit ou service, à améliorer la notoriété de la marque, à résoudre un problème ou encore à partager une expérience.

Il est essentiel de miser sur des vidéos courtes et adaptées à des sujets spécifiques. La courte durée impacte significativement sur le coût de production du projet vidéo et sur les taux d'achèvement (c’est-à-dire le nombre de personnes qui visionnent la vidéo jusqu’à la fin).

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2. Définir le budget nécessaire pour le projet de production vidéo

L’élaboration d'un budget réaliste est une étape essentielle pour la gestion de projet vidéo. Ce travail de pré-production vous permet de ne pas dépenser trop d'argent une fois le processus de production vidéo enclenché, et vous aide à guider les décisions de votre entreprise vidéo. Lorsque le budget est serré, vous allez par exemple opter pour une animation 2D plutôt qu'une animation 3D pour votre vidéo animée.

La fixation du budget est aussi l’occasion idéale pour partager et interagir avec les différents collaborateurs sur la question des ressources nécessaires pour le projet vidéo. Il s’agit notamment de choisir le lieu et la date du tournage de la vidéo, du casting et de l’équipe, sans oublier les équipements à utiliser.

Pour minimiser les coûts, gardez à l’esprit que vous ne devez pas essayer de réduire les dépenses en prenant des raccourcis ou en omettant des équipements importants. Fixez un budget à la hauteur des attentes, au risque de produire une vidéo de mauvaise qualité, susceptible de ternir l’image que votre public a de votre marque.

3. Utiliser la liste de plans pour mieux gérer l’équipe vidéo

La collaboration au sein des équipes est essentielle pour l’atteinte des objectifs. Gérer l'équipe vidéo est dès lors un point clé de la gestion de projet vidéo. La série de plans constitue un bon moyen d’y arriver. Il s’agit de répertorier tout ce qui se passera dans chaque scène. Voyez cela comme une sorte de liste de contrôle qui donne au projet un sens de direction et permet de préparer l'équipe de tournage.

En utilisant un logiciel de communication et de collaboration, le réalisateur et le directeur de la photographie peuvent standardiser la création en élaborant une liste de plans ensemble. Ils peuvent ensuite rendre les informations découlant de leur collaboration accessible aux cinéastes.

Ces derniers pourront dès lors réaliser leur travail en suivant les consignes définies en termes de type de prise de vue, de mouvement de la caméra, d'éclairage, de mise en scène des acteurs et bien plus encore.

4. Créer un calendrier, la clé des projets vidéo réussis dans les délais

Le calendrier de gestion de projet vidéo est un outil incontournable pour assurer l’efficacité des équipes. C’est le principal point de référence pour toutes les informations utiles liées à la production. Vous devez y préciser les dates et heures, mais aussi les lieux de tournage, les différents membres de l'équipe et les informations sur les talents.

Un bon calendrier de projets vidéo doit aussi mentionner l’équipement utilisé dans chaque plan, de même que le moment et le lieu de tournage de chaque scène. Pour qu’une gestion de projet vidéo respecte les délais fixés, la scénarisation nécessite une attention particulière. Il s’agit de définir l’enchaînement des séquences, scènes et plans qui ne seront pas forcément réalisés dans l’ordre du scénario.

Lorsque les éléments du scénario sont détaillés, vous augmentez vos chances de réaliser un projet cohérent, conforme au budget et aux délais de tournage. Sur Bitrix24, vous pouvez créer un calendrier partagé pour permettre à chaque membre de rester informé sur l’avancement du travail en temps réel.

5. Élaborer un storyboard pour mieux visualiser le concept

Élaborer un storyboard avant de mettre les ressources au travail est une autre étape importante de la gestion de projet vidéo permettant d’économiser des centaines d’heures, et beaucoup d’argent. Cet outil vous aide à communiquer votre plan de la bonne manière afin de rester organisé, de mieux gérer l’équipe vidéo et d’aligner tout le monde aux objectifs globaux.

Cette représentation graphique de la façon dont votre vidéo se déroulera, plan par plan, offre un éventail d’avantages au niveau de la collaboration. Pour que vos storyboards soient efficaces, vous devez considérer les avis et commentaires des différentes parties prenantes au projet vidéo.

Vous pourrez l’ajouter à votre plateforme de travail collaboratif pour garantir que toutes vos idées sont à un seul endroit, et mieux gérer les divergences par rapport au plan actuel. Sur Bitrix24, vous trouverez de nombreuses fonctionnalités pour favoriser la gestion des idées entre scénaristes, acteurs, responsables du son et autres membres de vos équipes.

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6. Gérer les outils et la logistique pour assurer la réussite du projet de production vidéo

La gestion des idées ne se limite pas aux storyboards et aux modèles de projet. Vous devez aussi considérer les avis des parties prenantes sur les outils et la logistique. Collaborer avec votre équipe pour trouver l'équipement nécessaire à la production peut vous mettre à l’abri des problèmes de production et de dépenses excessives.

C’est également un bon moyen d’affiner votre liste de plans et votre calendrier de tournage. Les équipements à utiliser dépendent de votre scénario, de votre storyboard et autres détails comme le budget. Selon les activités de votre entreprise vidéo, vous pouvez choisir d’acheter ou de louer les éléments nécessaires.

Les emplacements du tournage peuvent également vous pousser à suivre des procédures particulières, comme l’obtention d’autorisations de tournage auprès du bureau du film local. Le transport de l'équipe, des talents et de l'équipement, et les éventuels changements de temps requièrent aussi votre attention. Tous ces détails doivent être gérés avant le lancement du tournage.

7. Réaliser le tournage et la création de la vidéo

En gestion de projet vidéo, l’étape de tournage peut être considérée comme l’une des plus simples, puisqu’il suffit de suivre le script ou le storyboard. Vous devez simplement vous assurer d’avoir une bonne équipe, du matériel adapté et des dates de tournage judicieusement choisies. La réussite du tournage dépend en effet de la météo, de la disponibilité des comédiens, etc.

En réalisant des scénarios assez détaillés, puis approuvés, vous limitez les risques que certains cas de force majeurs viennent perturber le tournage. La check-list technique pour réussir un tournage vidéo inclut les réglages sur la caméra pour éviter toute erreur irrattrapable en postproduction, ainsi que la vérification de toute interférence au niveau de l’image et du son.

Pensez par ailleurs à bien gérer l’équipe vidéo durant le processus de production en communiquant, en clarifiant les rôles et en partageant les documents importants. Vous devez aussi rester disponible pour toute question, et veiller au confort des acteurs et des techniciens sur le lieu du tournage.

8. Exécuter un montage de qualité pour donner du rythme à la vidéo

Le montage constitue la prochaine étape décisive d’une gestion de projet vidéo après le tournage et la création vidéo. Sa durée dépend de la nature du projet et du format choisi (animation, rich media…). Il s’agit surtout de supprimer les micro phases de blancs, d’ordonner les plans, de rectifier la lumière et le son, et parfois de réenregistrer les voix.

C’est également au stade du montage que vous ajoutez de la musique et du texte. Pour obtenir un rendu impressionnant, vous aurez besoin d’un bon logiciel. Voici quelques conseils à prendre en compte :

• Soignez l’introduction de la vidéo parce que les premières secondes sont décisives pour capter l’attention de votre spectateur
• Ne surchargez pas les éléments visuels ou les effets spéciaux afin de bien passer le message-clé
• Restez authentique en reflétant une image réaliste de votre organisation et de ses offres
• Réalisez un montage dynamique en structurant la vidéo, en anticipant les cuts et en soignant les transitions.

9. Faire examiner le montage vidéo par les parties prenantes

Après le premier montage, la vidéo peut être diffusée aux parties prenantes du projet pour avoir leur point de vue. Vous pouvez dès lors faire face à de nombreux défis :

• Le processus et le formatage pour le partage de fichiers vidéo varie pour chaque partie prenante et pour chaque projet
• Les examinateurs possèdent chacun leurs propres applications de lecture
• Les parties prenantes lisent la vidéo et font des commentaires chacun de leur côté.

Dans ces types de situation, votre monteur vidéo est obligé de surveiller les fils de discussion ou de basculer entre les logiciels pour recueillir les commentaires. Adoptez de préférence un logiciel de gestion de projet vidéo disposant d'options de partage de fichiers, pour permettre aux équipes de travailler et de commenter au même moment sur un fichier.

10. Distribuer (et commercialiser) l’étape finale de la gestion de projet vidéo

La gestion de projet vidéo est incomplète sans un plan de distribution, ou de commercialisation au cas où vous souhaitez vendre vos vidéos. Il est impératif d’adapter vos flux vidéo au plus grand nombre de terminaux, mais surtout mobiles.

Au cas où vous passez par une plateforme de diffusion de vidéos, vérifiez que cette dernière permet d'encoder et de distribuer des vidéos dans le plus grand nombre de résolutions possibles.

Vous devez par ailleurs choisir le bon format vidéo (Flash ou HTML5). Les navigateurs modernes respectant les spécifications HTML5 permettent un affichage plus rapide, nécessitent moins de ressources système et sont plus faciles à manipuler par les développeurs. Vous trouverez aussi des players HTML5 dotés d'un mécanisme de Flash failback, capables de lire les flux conçus pour HTML5 et Flash.

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