Gestion du temps de travail : 7 techniques pour entrepreneurs et managers
Être un entrepreneur ou un manager signifie organiser des réunions, développer une stratégie de marketing, planifier son budget, suivre ses ventes, nouer des relations, gérer les différentes équipes de l’entreprise, etc. Cela peut sembler passionnant, mais implique aussi que vous devez gérer vos ressources, en l'occurrence le temps.
La gestion du temps de travail est le principal pilier de la productivité et de l'efficacité. Il s'agit d'un processus de planification des heures, qui vise à accroître la performance du travail. Nous ne disposons que de 24 heures dans la journée, il est donc essentiel de maximiser chaque seconde afin de mieux atteindre ses objectifs et développer son entreprise.
Mais comment pouvez-vous être efficace et mieux gérer votre temps lorsque tant de choses exigent votre attention ? Pouvez-vous vraiment disposer de suffisamment de temps en tant qu'entrepreneur ? La réponse n'est pas d'avoir plus de temps, mais de pouvoir gérer au mieux son temps et définir des priorités. Dans cet article, découvrez 7 techniques essentielles pour la gestion du temps de travail.
1. Maîtriser votre corps et comprendre vos habitudes
La clé d'une gestion du temps de travail efficace réside dans la maîtrise de votre propre corps et de votre cerveau. Vous devez être en mesure de détecter quand est-ce que vous accomplissez le mieux certaines tâches.
Tous les êtres humains fonctionnent selon un ensemble individuel de schémas physiologiques. Nous dormons tous différemment : certains ont besoin de plusieurs heures de sommeil pour obtenir le même niveau de fonctionnalité, d'autres ont besoin de se coucher et de se lever tôt, d'autres encore veulent dormir tard dans la journée.
Pendant la journée, les niveaux d'énergie et le fonctionnement cognitif connaissent des hauts et des bas différents. Le moment où vous vous concentrez le mieux et où vous pouvez penser de la façon la plus créative peut être très différent de celui de vos pairs.
La technique de gestion du temps consiste ici à structurer votre journée de manière à profiter de ces blocs de temps extra-productif, et à vous assurer que vous les avez affectées aux tâches essentielles.
2. Privilégier un système de suivi du temps
Vous avez peut-être entendu parler de l'intérêt de rédiger des listes de choses à faire. C'est toujours une bonne suggestion, mais c'est encore plus vrai lorsque vous utilisez un système de suivi du temps.
Les logiciels et applications de gestion du temps pour les entreprises tels que Bitrix24 offrent diverses fonctionnalités allant des tableaux de bord des tâches personnelles aux diagrammes de Gantt et sont généralement intégrés à des outils de partage de fichiers.
Ainsi, en plus de disposer d'un outil de gestion de votre propre temps, vous disposez d'une plateforme qui vous permet de garder un œil sur le temps de vos employés. Ils devront, à leur tour, s'habituer à organiser leurs activités de manière ordonnée et commune.
3. Opter pour un calendrier par défaut
En tant qu'entrepreneur ou manager, vous aurez de nombreuses tâches à accomplir, semaine après semaine, ou des projets en cours nécessitant une visite mensuelle du site ou un autre programme récurrent. Un bon moyen de gestion du temps de travail est de créer un calendrier par défaut.
Pour cela, vous avez besoin d'une application de calendrier, dans lequel vous pouvez définir des événements récurrents et leur attribuer un code de couleur afin de pouvoir les classer de différentes façons. Chaque tâche a une couleur différente, ou chaque client a une couleur différente, par exemple.
Aussi, vous pouvez utiliser votre calendrier pour organiser des réunions ou d'autres événements et créer des créneaux horaires pour différentes activités quotidiennes, hebdomadaires ou mensuelles.
4. Apprendre à déléguer certaines tâches
Les managers ou les entrepreneurs doivent apprendre à déléguer des tâches à votre personnel. Ainsi, pour la gestion du temps de travail, vous devez donner à votre équipe certaines missions, vérifier que vous avez répondu à toutes les questions, puis laisser faire. Ne leur mettez pas la pression en leur demandant chaque semaine, chaque jour, chaque heure, une mise à jour. Cela pourrait non seulement ralentir le processus et vous faire perdre un temps précieux, à vous comme à votre équipe, mais cela crée une culture de méfiance.
Ainsi, le choix doit se porter sur des activités qui vous font perdre un temps précieux et sur des personnes qui peuvent accomplir la tâche avec le même soin et la même attention que vous y mettriez vous-même. N'oubliez pas que déléguer des tâches est un art reposant sur la confiance et la patience. Le faire de façon efficace rend les relations plus fortes et peut parfois révéler des talents cachés.
Si vous avez besoin d'être tenu au courant des progrès réalisés, vous pouvez le faire via un système de gestion des emplois du temps en ligne. Vous pouvez également programmer un créneau horaire pour recevoir des mises à jour. A part cela, prenez du recul et concentrez-vous sur vos propres tâches. N'essayez pas de faire celles des autres.
5. Être présent en cas de besoin
Votre présence dans l'entreprise aux côtés des salariés n'est pas toujours utile.
Parfois, elle peut vous faire perdre votre temps à tous les deux, vous éloignant de tâches plus urgentes et les soumettant à un stress facilement évitable.
Donc, pour la gestion du temps de travail, vous devez décider du moment où vous serez avec eux et de celui où vous les rencontrerez en fonction d'objectifs clairs, en gardant toujours à l'esprit ce dont l'entreprise a besoin : vérifier l'état d'avancement d'un projet, résoudre un problème critique, assister à une réunion où votre autorité ou votre approbation est nécessaire.
6. Consulter votre agenda avant tout engagement
Avant de collaborer avec un client sur un nouveau projet, il est indispensable de consulter votre planning et déterminer le temps réellement disponible pour ce travail dans les mois à venir.
Si tous les membres de votre entreprise utilisent un calendrier par défaut, vous pourrez additionner le nombre d'heures libres dont ils disposent chaque semaine et avoir une idée précise de la durée réelle du travail.
Ce sera facile à comprendre si vous utilisez un outil de gestion des emplois en ligne qui vous permettra d'être à tout moment au courant des activités sur lesquelles chaque membre de l'équipe serait en train de travailler.
7. Travailler et être flexible
Profitez de toutes les possibilités offertes par la technologie aujourd'hui pour travailler et faire travailler les membres de votre équipe dans des conditions optimales, même en dehors du bureau.
Pour ce faire, utilisez des logiciels qui prennent en charge des systèmes de communication et de partage de documents avancés. Vous pouvez également vérifier la possibilité d'introduire le travail intelligent, qui consiste à effectuer des tâches à distance, dans certains cas. Cela vous permettra ainsi d’augmenter votre productivité.
En conclusion concernant la gestion du temps, nous pouvons dire qu'en tant qu'entrepreneur, vous aurez des centaines de tâches, des plans et de préoccupations commerciales. Pour mieux gérer votre temps de travail et être plus productif, suivez les astuces décrites dans cet article et songez à utiliser des logiciels de gestion comme Bitrix24.
