Embaucher des employés à distance : tout ce que vous devez savoir

Embaucher des employés à distance permet aux entreprises de s’aligner aux nouveaux modes de travail et de gagner en performance. Grâce au télétravail, les employés peuvent quant à eux mieux assurer l’équilibre vie professionnelle-privée et être plus productifs.

Recruter du personnel en ligne à travers le monde nécessite toutefois d’adopter les meilleures pratiques pour pouvoir analyser le comportement des télétravailleurs et évaluer leurs véritables compétences. Cet article vous explique tout ce que vous devez savoir concernant l’embauche de travailleurs à distance.

Définir le profil d’un bon télétravailleur pour embaucher des employés à distance

Le travail à domicile ne convient pas à tous les profils. Votre but est d’embaucher des employés à distance pour des travaux qui n'auront pas besoin de beaucoup de soutien ou de supervision directe. Considérer les compétences et qualités essentielles au succès d’un télétravailleur est dès lors essentiel pour la réussite de votre processus de recrutement en ligne.

Gardez à l’esprit qu’un travailleur en full remote doit disposer de ces 6 soft skills :

1. Connaissance de soi : bien comprendre ses compétences, son influence et ses contributions possibles
2. Bonne compréhension de son entreprise : apprendre la culture d’entreprise et bien utiliser ses règles et sa stratégie
3. Identification des personnes ressources : identifier les personnes influentes, compétentes et capables de l’aider dans des situations particulières via la plateforme de collaboration
4. Compréhension des besoins d’autrui : pouvoir identifier et comprendre avec pertinence les besoins des parties prenantes internes ou externes
5. Résolution de problèmes complexes : pouvoir analyser un problème complexe, identifier des solutions et arbitrer rationnellement entre elles
6. Promotion : savoir promouvoir son travail et le rendre visible.

Rédiger une offre d'emploi favorable à l’embauche d'employés à distance dans d'autres pays

Pour embaucher des employés à distance, il ne suffit pas de faire une description détaillée des missions liées au poste. Partout à travers le monde, les chercheurs d’emploi sont découragés par des offres d’emploi de deux pages, qui semblent avoir été rédigées par un robot, et qui décrivent un candidat surqualifié.

Lors du processus d’embauche d'employés à distance dans d'autres pays, vous devez vous assurer de :

• Collaborer avec les équipes métier sur la définition du poste à pourvoir pour mieux comprendre les besoins métier
• Traduire ces besoins en postes cohérents avec la structure de l’équipe et imaginer la persona candidat qui serait la plus à même de le remplir
• Ne pas transformer l’offre d’emploi en un lieu de présentation détaillée de votre entreprise, chiffre d’affaires, historique…
• Faire une annonce qui facilite l’accès aux informations essentielles du poste à pourvoir (intitulé, type de contrat, nombre d’années d’expérience, salaire…)
• Donner aux candidats une idée précise de la nature du poste, de façon qu’ils puissent évaluer leur propre capacité à le remplir
• Choisir vos mots en étant concis pour éveiller l’intérêt des lecteurs et les convertir en candidats actifs
• Utiliser un ton direct, franc et accessible mais pas familier, et rester en cohérence avec votre marque employeur.

Trouver des moyens stratégiques pour se connecter avec des candidats prometteurs

Il est impossible d’embaucher des employés à distance à travers le monde lorsque vous ne savez pas où et comment les trouver. Il est probable que vous n'ayez pas de connexions mondiales, que vous soyez une petite marque ou que les liens locaux soient difficiles à établir.

La meilleure astuce dans le processus d’embauche d'employés à distance dans d'autres pays consiste à profiter de tous les canaux disponibles pour faire passer le mot et savoir d'où viennent les bons candidats.

Diverses possibilités s’offrent à vous :

• Solliciter l’aide de vos coéquipiers pour trouver des candidats
• Publier des annonces sur des job boards dédiés aux télétravailleurs
• Partager votre annonce sur les réseaux sociaux (Twitter, LinkedIn, Facebook…)
• Ajouter des liens dans les communications réalisées via le logiciel de marketing par email
et sur votre site Web pour faire savoir que vous embauchez
• Rédiger des articles de blog sur votre entreprise décrivant votre façon de travailler
• Faire des post de blog traitant de sujets appréciés des télétravailleurs (efficacité, productivité et amélioration du travail à l'aide d'applications et de l'automatisation).

Utiliser des interviews vidéo dans le processus d’embauche d'un employé à distance

Lorsque vous souhaitez embaucher des employés à distance, il est essentiel d’intégrer des interviews vidéo dans le processus de recrutement. Cette méthode diminue significativement le temps que vous passez sur chaque candidat, vous rend plus efficace et réduit le délai d'embauche.

Les entretiens vidéo préenregistrés peuvent vous aider à identifier dès le début les meilleurs candidats et les faire passer à l’étape suivante. Vous bénéficiez en effet d’informations plus pertinentes qu'un appel de sélection. Il suffit d’utiliser un guide d'entretien structuré pour évaluer les candidats de la même façon et sur plusieurs plans.

Cela permet d’avoir des informations à la fois sur ce qu’ils disent et sur la façon dont ils le font (langage corporel, expressions du visage...). Vous pourrez dès lors prendre des décisions basées sur des données, puisque vous avez la possibilité de comparer les réponses des candidats en parallèle.

De leur côté, les candidats bénéficient d’une expérience positive. Le recours à la vidéo pour embaucher des employés à distance montre aux candidats que votre entreprise est moderne et qu'elle profite des avantages qu'offrent les nouvelles technologies.

Poser les bonnes questions au moment d’embaucher des employés à distance

Les travailleurs que vous gérez à distance depuis votre logiciel RH doivent avoir des compétences et des qualités différentes de ceux qui travaillent en présentiel. Vos questions doivent dès lors permettre de déterminer non seulement leurs niveaux de compétence, mais aussi leurs compétences organisationnelles, leur passion professionnelle et leur autonomie.

Vous pouvez par exemple demander aux candidats de décrire des situations dans lesquelles ils ont travaillé de manière autonome en gérant eux-mêmes leur temps. Ne vous contentez pas de réponses prédéfinies, recherchez plutôt des exemples spécifiques de compétences organisationnelles et de motivation.

Vous pouvez par ailleurs leur demander :

• Comment ils parviennent à rester concentrés lorsqu’ils travaillent à domicile
• Comment ils font pour rester engagés et motivés malgré de longues périodes sans interaction physique avec leurs collègues
• Leurs astuces pour minimiser les problèmes de communication dans les e-mails et messages instantanés
• Leurs habitudes pour assurer l'équilibre travail-vie
• Les trois attributs qui font d’eux des télétravailleurs efficaces…

Lorsque vous préparez vos questions pour embaucher des employés à distance, il faut aussi anticiper ce que chaque réponse pourrait vous dire sur l’intelligence émotionnelle du candidat. Cet aspect est important, puisqu’il permet d’établir des relations avec les autres, d’encaisser les coups, de gérer les situations difficiles en douceur et de décoder une ambiance, même à distance.

Prévoir des tests en ligne pour évaluer les compétences des télétravailleurs

Dans le cadre du travail en présentiel, il est possible de recruter un candidat qui correspond à la culture d’entreprise, mais ne dispose pas de toutes les compétences spécifiques nécessaires pour occuper le poste. Ce dernier peut ensuite bénéficier d’opportunités d'intégration, de formation et de mentorat pour se mettre à niveau.

Le mentorat à travers les outils de communication en ligne peut quant à lui être beaucoup plus difficile à réaliser. Une des pires erreurs que vous puissiez faire au moment d’embaucher des employés à distance est de sauter les évaluations de compétences. Il est crucial que les nouvelles recrues soient parfaitement aptes au travail.

Une bonne astuce consiste à tester le candidat sur un projet, dans un temps donné. Vous pouvez par exemple lui poser des questions sur sa façon de mener à bien ce projet, analyser son raisonnement, sa capacité d’organisation, la façon dont il priorise les tâches…

Ces tests en ligne peuvent aussi concerner des compétences linguistiques qu’il est possible d’évaluer en live durant les entretiens par appel vidéo.

Vérifier les références professionnelles pour embaucher les meilleurs candidats en ligne

Avant d’embaucher des employés à distance, vous souhaitez vérifier que leurs qualifications et les besoins du poste à pourvoir correspondent. Pour cela, vous devez vérifier la véracité des informations reçues des candidats en contactant des personnes pouvant attester de leurs compétences.

En règle générale, le contact des références professionnelles d’un candidat ne se fait qu'après une première sélection et un entretien d'embauche. Avant de conclure le contrat, vous pouvez envoyer un sondage anonyme afin de vérifier les références et d’obtenir des commentaires honnêtes sur les candidats.

Pour avoir des informations fiables :

• Réalisez deux prises de références verbales afin de pouvoir recouper deux sources différentes
• Alliez prise de référence et recherche sur le candidat à travers les réseaux sociaux
• Tenez compte du ton employé, du choix des mots, de l’hésitation, des temps d’arrêt dans les réponses pour déceler des informations cachées.

Impliquer l’équipe dans le processus d’embauche de travailleurs à distance

Le recrutement collaboratif est une pratique qui mérite absolument le détour lorsqu’on souhaite embaucher des employés à distance. Le processus de prise de décision est plus transparent, collectif, simple, rapide et exempt de toute responsabilité individuelle.

Voici quelques avantages d’impliquer les collaborateurs dans cette démarche :

• Multiplier les avis par rapport aux candidats (en demandant le point de vue des RH, cadres dirigeants, managers et parfois même des employés) réduit le risque d’erreur
• Faire collaborer plusieurs personnes à différents niveaux sur l’embauche de personnel à distance favorise l’esprit d’équipe et une marque employeur positive, professionnelle et attractive
• Donner l’opportunité au candidat d’échanger avec les membres de l’entreprise (du manager aux employés en passant par les responsables RH) facilite son intégration et lui permet d’atteindre rapidement son plein potentiel.

Une bonne façon d’impliquer votre équipe dans le processus d'embauche de travailleurs à distance consiste à les laisser regarder, noter et faire des remarques sur les enregistrements vidéos et ensuite comparer les candidats. Ils peuvent aussi prendre part à la rédaction d’une bonne offre d’emploi, donner leurs avis sur les candidats en lice pour le poste et vous suggérer des talents.

Utiliser un logiciel de gestion de talents pour créer une expérience de recrutement cohérente

Dans le processus d’embauche de personnel à distance, la communication est souvent asynchrone. Vous devez dès lors créer un endroit où tout le monde peut facilement suivre l'état d'un processus de recrutement.

Un logiciel de gestion de talents offre des avantages comme :

• Gérer les candidats et les formulaires de candidature
• Gagner du temps dans l’analyse des CV
• Maîtriser les différentes étapes de l'entretien
• Voir quels candidats avancent dans le processus d'entretien
• Sélectionner les questions d'entretien qui permettront de déterminer si les candidats sont qualifiés ou non pour un poste
• Créer des fiches d'évaluation à chaque étape du processus d'entretien
• Construire l’image de marque de l’entreprise
• Automatiser les tâches chronophages comme la publication des offres d’emploi, le partage du dossier d‘un candidat, etc.
• Utiliser les informations de l'outil pour identifier les besoins d’ajustement du processus d'entretien global.

Lorsque vous souhaitez embaucher des employés à distance de façon efficace, il est essentiel de créer un plan d'entretien approfondi. Les équipes de recrutement doivent bénéficier d’une totale transparence et maintenir une communication cohérente avec les candidats. Cela favorise des interactions significatives et réduit les préjugés grâce à une évaluation cohérente.