7 techniques de gestion de charge de travail

La gestion de charge de travail consiste à assigner des tâches à une équipe de manière à employer de manière optimale ses compétences et ses capacités, afin qu'elle puisse donner le meilleur d'elle-même et produire des résultats de la plus haute qualité.

Avec la forte concurrence, si une entreprise ne peut pas satisfaire l'appétit d’un public exigeant et souvent inconstant, elle ne survivra pas. Pour ce faire, les managers exigent de leurs employés des niveaux élevés de productivité, avec la barre qui est souvent placée très haut, ce qui peut provoquer l'épuisement et l'accablement des employés.

Le plus grand atout d'une entreprise est son personnel. S'il est surmené et débordé, il risque d'avoir du mal à accomplir toutes les tâches qui lui sont confiées et donc à atteindre l'objectif de l'entreprise. Afin de vous aider à mieux gérer la charge de travail, nous vous proposons dans cet article 7 techniques que vous pouvez utiliser pour mieux gérer votre charge de travail.

1. Abandonnez l'idée du multitâche

À moins que vous n'ayez un groupe d'employés extrêmement organisés, vous devriez les encourager à éviter le multitâche. Si vous prenez le temps de réfléchir à ce qu'est réellement le multitâche, vous vous rendrez compte que les employés qui choisissent de s'engager dans plusieurs tâches simultanément ne rendent justice à aucune d'entre elles.

De plus, il a été prouvé que le cerveau lorsqu’il est sur-sollicité, consomme plus d'énergie et se fatigue plus vite. Les taux de cortisol (hormone du stress) et d'adrénaline augmentent, ce qui entraîne des difficultés de concentration, des pensées confuses et une plus grande agressivité.

Pour achever le travail dans les temps et qu'il soit fait correctement du premier coup, évitez de demander à vos employés de gérer plus d'une tâche importante à la fois.

2. Comprenez la capacité de travail de votre équipe

Diriger une équipe efficacement consiste à mélanger et à assortir différents types de personnalités pour atteindre un objectif commun. Une bonne gestion de la charge de travail et des ressources consiste à répartir cette charge de manière égale au sein de votre équipe. Cela ne signifie pas nécessairement que vous devez diviser le travail de manière égale, mais tenir compte de la capacité de chacun.

Chaque membre de l’équipe possède un domaine dans lequel il excelle et les responsabilités doivent lui être attribuées en fonction de ses compétences. Les employés qui savent gérer leur charge de travail peuvent jongler avec de nombreuses tâches, alors que d'autres employés peuvent travailler très efficacement sur une seule tâche spécifique dans laquelle ils sont spécialisés.

3. Distribuez d'abord les tâches difficiles

Pour une gestion de la charge de travail efficace, attribuez d'abord le travail hautement prioritaire. Conseillez à toute votre équipe de mettre à jour sa charge de travail actuelle afin d'accomplir les tâches les plus importantes.

Lors de l'attribution d'un travail prioritaire, n'oubliez pas d'équilibrer les dates d'échéance entre les membres de votre équipe. Si vous confiez à une personne trop de tâches avec des délais contradictoires, elle peut être stressée et épuisée. Mais si vous fournissez à un employé des dates d'échéance trop éloignées, il peut finir par prendre les choses à la légère et être improductif.

4. Optez pour un logiciel de planification en ligne

Pour une gestion de la charge de travail des équipes, pensez à investir dans un logiciel de planification électronique qui permet à tous les membres de l'équipe d’avoir une vue d’ensemble sur le planning de vos projets. Avec un logiciel de planification en ligne, votre équipe a la possibilité de collaborer les uns avec les autres, de partager des idées et de faire des suggestions ou des modifications directement sur la plate-forme.

Le logiciel de planification Bitrix24 n'est pas seulement utilisé pour organiser le calendrier des employés, il est également très utile pour définir et suivre le planning des congés, les absences, les congés maladie, etc. Ce type de logiciel permet également aux membres de votre équipe de définir des alarmes afin de réagir plus rapidement et encourage chacun à se tenir mutuellement responsables.

5. Encouragez la communication entre les départements

Si plusieurs personnes d'une équipe ont du mal à gérer leur charge de travail, assurez-vous que leur responsable communique et délègue efficacement. La communication avec votre personnel est l'une des choses dont vous devez toujours être conscient.

Il est essentiel de définir des attentes claires pour éviter que les employés n'en fassent trop ou, au contraire, ne se relâchent. Veillez à ce que les responsables parlent régulièrement à leurs employés. Cela permet aux employés de suivre leur travail, de donner leur avis sur la charge de travail et d'éviter les tâches de dernière minute alors que l'échéance est proche, ce qui peut provoquer un épuisement professionnel.

6. Soyez flexible avec vos employés

L'une des qualités les plus importantes d'un manager efficace est sa capacité à écouter activement ceux qui l'entourent. La façon dont vous abordez le travail n'est peut-être pas la plus efficace pour vos employés.

Il est nécessaire de demander l'avis de vos employés, de suivre leur exemple sur les processus qui fonctionnent bien et de travailler avec eux pour corriger ceux qui sont jugés inefficaces. Donnez à vos employés une certaine marge de manœuvre pour faire le travail, suivez leurs progrès, intervenez et offrez des conseils si nécessaire.

7. Impliquez-vous

Une fois que vous avez aidé l'équipe à définir ses priorités et à déléguer les tâches essentielles, vous ne devez pas quitter l'arène. La mise en place d’un tableau charge de travail de votre équipe est un gage de réussite, mais il doit aussi faire l'objet d'un suivi constant.

Si un projet nécessite une réunion quotidienne de type Scrum, l'augmentation de la charge de travail ou l'approche des échéances peuvent amener les équipes à la reléguer au second plan. Ceci peut souvent conduire la direction à rester sur la touche en espérant que l'équipe se débrouille toute seule.

Au lieu de faire de la microgestion, soyez présent et joignable si l'équipe a besoin de vous. Afin de tirer le meilleur parti de vos plans, de vos priorités et de votre calendrier, assurez-vous que toutes les étapes sont respectées par tous les membres de l'équipe. Cela inclut les parties prenantes et les clients.

Mieux gérer la charge de travail de vos équipes

Bien gérer la charge de travail de vos équipes est essentiel pour le bon déroulement des différentes activités de l’entreprise ou d’un projet spécifique mais également pour éviter les éventuelles tensions, ou une sensation d’injustice si la charge de travail n’a pas été répartie de manière équitable entre les différents membres.

• des espaces de travail de projet,
• un chat d'équipe,
• des vidéoconférences,
• la gestion des documents,
• des calendriers de projet,
• des diagrammes de Gantt,
• la gestion des tâches collaboratives…,

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