11 façons pour prévenir l'épuisement dans une équipe à distance

La surcharge de travail des équipes à distance, les faibles récompenses et les objectifs flous peuvent considérablement affecter la qualité du travail, ainsi que la motivation. Pour prévenir l’épuisement professionnel, les outils de gestion de projets se montrent notamment très efficaces. Ils permettent d’optimiser les niveaux de main-d’œuvre et de mettre les informations importantes à portée de main des employés. Ces solutions digitales doivent par ailleurs être complétées par de bonnes approches de management.

Dans cet article, découvrez 11 façons simples de prévenir l'épuisement professionnel dans une équipe à distance.

1. Scruter les signes annonciateurs de l’épuisement professionnel

Les collaborateurs qui souffrent d’un stress excessif ou d’épuisement au travail ont souvent l’impression d’avoir perdu tout lien avec le monde qui les entoure. Ils peuvent aussi se sentir sous pression tant sur le plan personnel que professionnel.

En identifiant les signes annonciateurs, vous pourrez plus aisément prévenir l'épuisement professionnel des équipes distantes. Ceux-ci incluent entre autres :

• Une baisse de productivité : les collaborateurs victimes de stress excessif sont incapables de respecter un échéancier ou des quotas. Cela les oblige souvent à accomplir une tâche à un rythme d’une lenteur inacceptable.
• Une baisse de la qualité du travail : le stress excessif rend difficile la concentration sur les tâches, accroît le nombre d’erreurs et réduit le sentiment de satisfaction quant à la qualité du travail.
• Une désorganisation : les employés avec un degré de stress malsain éprouvent de la difficulté à gérer leur temps, cela se répercute sur les autres membres de son équipe et peut nuire à l’efficacité du groupe.
• Un problème d’attitude : les personnes sujettes à l’épuisement professionnel deviennent souvent plus négatives et moins sociables, une situation qui peut affecter tout le groupe et l’image de l’organisation.
• Le roulement de personnel : lorsque l’épuisement professionnel devient insurmontable, les collaborateurs voient le départ comme le seul moyen d’y échapper.

Utiliser un logiciel de travail à distance, où vous pouvez définir des KPIs en lien avec la satisfaction des employés au travail peut considérablement aider à détecter les signes annonciateurs et à agir en conséquence. Les mesures importantes à suivre incluent notamment le taux d’absentéisme, le turnover et la cooptation dans les recrutements.

2. Promouvoir les outils de mesure de stress au travail

Les KPIs ne sont que des indices. Ils peuvent être élevés dans certains cas, alors que la satisfaction des salariés est faible. C’est pourquoi vous devriez aussi envisager les outils de mesure du stress au travail pour prévenir l'épuisement professionnel des employés. Ceux-ci vous permettent de chercher l’information à la source et non de vous contenter de faire des déductions.

Les questionnaires, plus ou moins élaborés, vous permettent de recueillir les avis des employés sur la satisfaction au travail. Vous pouvez dès lors utiliser des indicateurs qui mesurent par exemple des questions comme « Recommanderiez-vous à un ami de travailler ici ? » ou « Pourquoi conseilleriez-vous à un ami de venir travailler ici ? ».

Ces enquêtes peuvent porter sur un ensemble de dimensions très précises et interdépendantes, vous permettant de cerner le pourquoi et le comment. Sur Bitrix24, vous pouvez concevoir des questionnaires de satisfaction de manière générique. Ce logiciel de productivité compte aussi un outil de gamification avec accès mobile pour réduire l’épuisement professionnel et augmenter la productivité. Mesurez le niveau de stress de vos employés avec Bitrix24 dès maintenant.

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3. Assurer l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée

L’une des particularités du travail à distance est qu’il permet une interaction détendue entre le travail et la vie privée. Toutefois, cet avantage peut être déraisonnablement utilisé, comme dans le cas d’une diminution de l’importance du travail au profit d’un style de vie plus décontracté ou d’une focalisation permanente sur le travail.

Cela peut avoir un impact négatif sur les collaborateurs, à travers des signes de désinvestissement professionnel, des problèmes de concentration ou une désorganisation dans le travail. Pour prévenir l'épuisement professionnel, il est essentiel de s’assurer que les employés à distance parviennent à maintenir l’équilibre travail-vie privée. C’est un must pour des collaborateurs heureux, plus motivés et plus productifs.

Vous pouvez permettre que le télétravail s’effectue sur des horaires normaux de travail, mais aussi de manière décalée afin que les employés puissent mieux répondre à leurs contraintes familiales par exemple. Dans le cadre du travail à distance, le droit à la déconnexion constitue aussi un indispensable pour répondre à cet objectif de conciliation.

4. Encourager les collaborateurs à prendre des pauses et des congés

Encourager les pauses de travail constitue un bon moyen de prévenir l'épuisement professionnel des employés à domicile. Cette technique s’avère très utile pour limiter la fatigue, les éventuels maux de tête, la faible capacité de réflexion et le surmenage. Lorsque vos collaborateurs se reposent suffisamment, cela leur permet également de prendre les bonnes décisions, d’être rapides et de gagner en efficacité.

Une pause pendant la journée lorsqu’on travaille derrière un ordinateur permet :

• à la tête de se reposer
• aux yeux de voir autre chose que l’ordinateur
• aux pieds de bouger pour favoriser la circulation sanguine
• au cerveau de s’alimenter en nutriments essentiels pour son bon fonctionnement.

Encourager les collaborateurs à se couper du travail en prenant des vacances peut également réduire le stress, prévenir l'épuisement professionnel et favoriser l'équilibre entre vie professionnelle-vie privée. Assurez-vous que la planification s’effectue assez tôt pour pouvoir anticiper les remplacements.

5. Sensibiliser les équipes à distance sur l’importance de l’ergonomie

L'ergonomie constitue un facteur d'efficacité important au travail. Lorsque les outils sont adaptés et le confort optimal, les équipes à distance sont moins stressées. Elles deviennent dès lors plus productives, moins sujettes à la fatigue et à l’épuisement professionnel.

Dans le cadre du travail en présentiel, les employeurs peuvent fournir du mobilier adapté, comme des chaises de qualité, des bureaux réglables en hauteur et des tables pour travailler debout en option. Lorsque les employés travaillent à domicile, il leur revient de concevoir un cadre de travail favorable.

Pour prévenir l’épuisement professionnel dans les équipes de travail à distance, n’hésitez pas à sensibiliser vos collaborateurs sur l’aménagement du poste de travail à la maison et l’importance d’une bonne posture. Vous pouvez aussi compléter ces conseils par des offres d’abonnement en salle de sport et des cours d’éducation sanitaire (cours de yoga, introduction aux postures et au maintien pour le dos…).

6. Organiser le travail à distance pour prévenir l’épuisement professionnel

Pour être productif, il n’est pas nécessaire d’accomplir mille tâches simultanément. Le fait de passer d'une tâche à l'autre crée un besoin supplémentaire du cerveau en glucose. Cela procure une sensation d'épuisement et de désorientation, même lorsque qu’il s’agit d'une dose minime de multitâche.

Les travailleurs à distance doivent avoir une liste des missions chaque jour, et pouvoir les classer par ordre d’importance. Avoir le sens des priorités est essentiel dans l’organisation à distance, de même que pour bien gérer son stress en télétravail. Encouragez aussi vos collaborateurs à se fixer des horaires en établissant un planning et à le communiquer dans le calendrier partagé pour faciliter les échanges et la communication avec le reste de l’équipe.

Utilisez un outil de suivi de temps pour connaître la charge de travail de vos collaborateurs en temps réel et identifier les disponibilités des membres de l'équipe. Lorsque certains de vos employés semblent totalement débordés ou se plaignent d'avoir trop de responsabilités, vous pouvez demander à des collègues plus disponibles de leur venir en aide.

7. Clarifier les objectifs pour réduire l'épuisement professionnel

Pour que votre équipe à distance soit performante et gère sa charge de travail sans stress, vous devez éviter de lui mettre la pression. Sinon elle risque de travailler vite et mal pour satisfaire vos demandes. Une bonne astuce pour éviter de contrôler vos collaborateurs de manière acharnée tout en les gardant concentrés sur le but c’est de clarifier les objectifs.

Il est essentiel que chaque membre de votre équipe connaisse les objectifs qui lui sont fixés, de même que son rôle et ses responsabilités dans le projet. Expliquez à vos employés non seulement ce qu'ils ont à faire, mais aussi les raisons pour lesquelles ils doivent le faire, le budget alloué et les délais à respecter.

Lorsqu’un objectif n’est pas clair, chacun l’interprète à sa façon et il y a plusieurs objectifs individuels. Un employé qui a une vision précise de ce qu’il doit accomplir gère plus efficacement sa charge de travail et fournit un travail de meilleure qualité. Il reste dès lors à l’abri des blâmes et de commentaires négatifs qui sont une source de démotivation importante.

8. Favoriser le soutien social et éviter l’isolement des télétravailleurs

Faciliter les interactions constitue un bon moyen de prévenir l'épuisement professionnel dans les équipes de travail à distance. Les collaborateurs doivent pouvoir compter les uns sur les autres, de même que sur leur manager. Encouragez-les à vous contacter lorsqu’ils rencontrent un problème ou quand ils se sentent débordés.

S'ils prennent par exemple l’habitude d’atteindre la dernière minute pour solliciter de l'aide, cela risque de générer des retards. Instaurer une culture d'entraide et de collaboration entre tous les membres de votre équipe est essentiel pour réduire l'épuisement professionnel.

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9. Créer une base de connaissance utile pour les employés

Créer un climat d’entraide au sein des équipes est efficace, mais certains collaborateurs hésitent à demander lorsqu’ils ont besoin d’aide, parce qu’ils ne veulent pas déranger. Une bonne technique pour prévenir l’épuisement professionnel dans ce cas consiste à mettre en place une base d’informations utiles pour vos employés à distance.

La base de connaissances sur Bitrix24 permet par exemple aux équipes distantes de retrouver en un clic des informations sur la politique RH, leur onboarding ou des actualités susceptibles de les concerner directement. Ajoutez-y aussi des conseils utiles et pratiques aux travailleurs à distance en difficulté, ainsi que des études de cas réels et témoignages anonymes des personnes de l'entreprise.

10. Planifier des réunions virtuelles régulières avec les équipes distantes

Les réunions de groupe sont l’occasion pour les collègues de converser, de s’aligner et de se souder. Elles sont encore plus importantes dans le cadre du travail à distance où chacun travaille de manière isolée. Les rencontres régulières favorisent la transparence, et augmentent la responsabilité.

En tenant vos équipes à distance au courant de la stratégie et des succès de l’entreprise, cela développe un sentiment d’appartenance essentiel pour la motivation au travail. En absence des meetings réguliers, la communication peut se relâcher et les tâches déléguées commenceront à aller dans tous les sens. Sur Bitrix24, vous pouvez aisément réaliser vos réunions virtuelles grâce à la vidéoconférence.

11. Reconnaître les efforts au travail pour motiver les télétravailleurs

La reconnaissance au travail figure parmi les meilleures techniques pour prévenir l'épuisement professionnel des employés. Ses nombreux avantages pour l’entreprise incluent notamment :

• L’engagement dans le travail et la fidélisation des salariés
• L’épanouissement dans la vie personnelle et professionnelle
• Une ambiance agréable au sein de l’équipe de travail
• L’augmentation de la productivité
• La diminution du taux d’absentéisme
• La réduction de risques psychosociaux et du mal-être

La reconnaissance au travail passe parfois par un simple « merci ». N’hésitez pas aussi à utiliser le réseau social d’entreprise pour mettre en place un programme de reconnaissance plus officiel, ou souligner les bons coups d’un collaborateur et son incidence positive sur l’organisation.

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