10 conseils pour éviter la surcharge de travail en tant qu'entrepreneur

Départ d'un employé, signature d'un nouveau contrat, augmentation des responsabilités… de nombreuses situations génèrent des tâches supplémentaires et vous donnent l'impression d'avoir la tête sous l'eau. Surmonter la surcharge de travail en tant qu'entrepreneur constitue un enjeu majeur si on souhaite continuer à respecter ses engagements.

Il est essentiel de savoir repérer les premiers signes de surcharge, gérer les priorités et dire non aux tâches supplémentaires. Grâce à un état émotionnel équilibré et à la mobilisation de votre équipe, vous pourrez facilement traverser cette période de turbulences.

1. Identifier les premiers signes pour combattre la surcharge de travail en tant qu'entrepreneur

Pour combattre la surcharge de travail en tant qu'entrepreneur, il faut au préalable l'identifier. Elle se traduit le plus souvent par une quantité de travail supérieure à ce dont on est capable. Vous vous retrouvez dès lors débordé, ne sachant plus comment mener à bien votre travail et finir les tâches qui s'accumulent.

Qu'il s'agisse de salarié ou de manager, personne n'est à l'abri d'une surcharge de travail. Lorsque vous parvenez à repérer les premiers signes, vous pouvez réagir à temps. Il faut commencer par être vigilant face à la quantité de travail accumulée. La surcharge de tâches se manifeste souvent de façon cachée, à travers des symptômes physiques et des effets sur l'humeur.

Une personne qui croule sous le poids du travail peut :

• Se sentir toujours irritée et perdre son sang-froid face à ses collègues

• Avoir des sautes d'humeurs fréquentes

• Ne plus pouvoir maîtriser ses émotions et fondre en larme devant une situation stressante

• Être fatiguée en permanence, même si elle dort et se repose suffisamment

• Ne pas trouver le sommeil à cause du stress

• Ressentir des douleurs physiques, surtout aux niveaux du dos et du cou…

2. Discuter de la charge de travail réelle en équipe pour trouver des solutions

Alerter et demander de l'aide est une bonne solution contre la surcharge de travail. Lorsque vous pensez avoir trop de travail, en parler est la meilleure chose à faire si vous souhaitez préserver votre santé et celle de votre entreprise. En tirant la sonnette d'alarme à temps, vous évitez d'atteindre le point de non-retour.

Si vous travaillez avec une équipe, vous devez donner la possibilité à vos collaborateurs de s'exprimer sur leurs conditions de travail. Cela est essentiel pour prendre conscience des difficultés et repenser les modes de fonctionnement afin de combattre la surcharge de travail en tant qu'entrepreneur. Vous pouvez par exemple institutionnaliser des moments d'échange par visioconférence pour discuter collectivement de la charge réelle.

Envisagez les solutions suivantes pour vous décharger :

• Réviser le niveau des priorités

• Revoir la répartition des charges au sein de l'équipe

• Éliminer les tâches superflues qui ne vous permettent pas d'atteindre vos objectifs.

3. Déléguer à ses salariés, une bonne solution contre la surcharge de travail

La délégation à un salarié peut apparaître comme une solution contre la surcharge de travail pour un entrepreneur très occupé. Ce type de management contribue à réduire le stress et à se dégager du temps pour se concentrer sur d'autres priorités.

Cela implique néanmoins une charge de travail supplémentaire pour vos collaborateurs. Bien que déjà trop occupés, ces derniers peuvent vous dire Oui simplement pour garder votre confiance. Gardez à l'esprit que se décharger d'un travail n'est pas rentable si cela implique de surcharger quelqu'un d'autre.

C'est pourquoi lorsque vous choisissez de déléguer une tâche, vous devez le faire en suivant quelques règles. Une délégation efficace doit être porteuse de sens pour le subalterne. Il faut que ce dernier comprenne bien le travail à faire, dispose des moyens nécessaires et sache que son manager reste disponible en cas de soucis.

4. Encourager l'entraide pour assurer la mobilisation de tous les collaborateurs

Favoriser l'entraide et la bienveillance entre collaborateurs est une des solutions les plus efficaces pour surmonter la surcharge de travail en tant qu'entrepreneur. Le manager est la personne la mieux placée pour assurer une bonne ambiance entre les différents membres de son équipe.

Une surcharge de travail peut considérablement affecter la qualité des relations au sein du groupe. Des conflits peuvent par exemple survenir entre collègues lorsque certains ne savent plus comment gérer les problèmes qu'ils rencontrent dans leur travail, comme la surcharge.

En tant que manager, vous devez encourager votre équipe à s'impliquer dans tout son ensemble en mettant en place de bons outils de collaboration. L'idéal c'est que chacun mette à profit ses atouts, sa personnalité et ses compétences. Les collaborateurs qui terminent leurs tâches plus rapidement peuvent par exemple venir en aide à leurs collègues.

5. Refuser les projets qui ne peuvent être menés à bien afin de créer un environnement de travail sain

On peut se sentir obligé de dire Oui à la surcharge de travail de peur d'être mal vu ou de blesser, par crainte de l'autorité, par manque de confiance en soi ou simplement pour avoir la paix. A force d'accepter trop de choses, vous risquez toutefois de vous retrouver la tête sous l'eau et de manquer de temps pour vos propres tâches. Votre santé mentale doit être votre priorité pour éviter un burn out.

Pour combattre la surcharge de travail en tant qu'entrepreneur, vous devez apprendre à dire Non, aussi bien à vos collaborateurs qu'aux clients. Il est par exemple inutile d'accepter un projet avec un délai serré alors que vous ne disposez pas de la main d'œuvre nécessaire pour livrer un travail de qualité. Vous devez aussi éviter les actions imprévues qui augmentent votre temps de travail et vous empêchent de traiter d'autres dossiers.

6. Améliorer sa gestion de temps pour éviter la surcharge de travail

Exploiter ses compétences de gestion du temps et limiter les distractions peut être très utile pour combattre la surcharge de travail en tant qu'entrepreneur. Vous pouvez par exemple :

• Fixer des deadlines plus pratiques afin de combattre la procrastination

• Utiliser un bon outil de gestion de temps pour mettre en place des échéances, noter les dates limites et mesurer de façon objective l'étendue des progrès

• Répartir votre temps et vos projets avec des techniques comme la méthode SMART, qui repose sur les indicateurs de performances

• Appliquer la méthode « Getting Things Done » qui consiste à exécuter immédiatement les tâches du jour afin de libérer son esprit.

Pour que ces outils classiques de la gestion du temps soient efficaces, il faut faire un travail d'analyse en amont. Assurez-vous de disposer de suffisamment de temps pour les tâches et projets que vous acceptez. N'hésitez pas à expliquer aux collaborateurs qui s'appuient habituellement sur votre disponibilité que vous ne pouvez plus être aussi disponible qu'auparavant.

7. Lister et prioriser les tâches pour bien répartir la charge de travail

Savoir gérer les dossiers par priorité est essentiel lorsqu'on souhaite surmonter la surcharge de travail en tant qu'entrepreneur. En prenant le temps d'effectuer le tri, vous évitez de vous retrouver débordé et savez exactement où donner de la tête. Vous devez tenter de garder un rythme raisonnable pour avoir le moins de retard possible et clôturer les dossiers en attente.

Pour être sûr de terminer votre travail à temps, il faut :

• Faire la liste de toutes les tâches à accomplir dans le but de mener à bien votre projet, en évitant les tâches de fond, inutiles ou trop banales

• Trier les tâches en les regroupant par catégories, 2 à 5 maximum, et en prenant le soin d'identifier les interdépendances éventuelles

• Prioriser les tâches en tenant compte de leur urgence et de leur importance

• Envisager de demander de l'aide ou de déléguer certaines tâches.

8. Contrôler ses émotions et se détendre pour éviter le burn out

Les exigences stratégiques et le désir de satisfaire toutes les parties prenantes ne facilitent pas toujours le combat contre la surcharge de travail en tant qu'entrepreneur. Peu importe la charge mentale professionnelle, vous devez rester au-dessus du stress et de la pression.

Il est impossible de gérer les situations complexes en se laissant guider par ses émotions. Ce faisant, vous vous exposez aux erreurs d'inattention. Gardez toujours le contrôle et analysez la situation calmement pour fournir une réponse réfléchie et adaptée.

Vous devez par ailleurs vous détendre en prenant des pauses et en faisant des exercices de méditation. Ayez aussi une vie épanouie et passionnée en dehors du travail. Cela peut être bénéfique pour mieux appréhender la charge de travail une fois arrivé au bureau.

9. Appliquer les techniques de gestion de projet adaptées aux charges de travail importantes

De nombreuses techniques de gestion de projet existent pour surmonter la surcharge de travail en tant qu'entrepreneur. Elles peuvent s'avérer très utiles lorsque vous avez l'impression d'avoir trop de travail et d'être débordé. Il s'agit notamment de :

• Suivre et gérer les dépendances dans le logiciel de tâches et projet pour voir s'il existe des moyens d'alléger les charges de travail tout en restant dans les délais

• Utiliser un outil d'allocation des ressources pour déplacer les tâches d'un individu à l'autre et identifier les collaborateurs indisponibles pour du travail supplémentaire

• Améliorer la visibilité sur le travail à l'aide d'outils comme le calendrier partagé, les diagrammes de Gantt et les rapports en temps réel

• Adopter la gestion de projet Agile si possible, puisqu'elle est conçue pour améliorer l'efficacité et peut vous aider à gérer de lourdes charges de travail

• Vous assurer de garder le cap sur les objectifs pour garantir que les projets ne grossissent pas au-delà des capacités réelles de votre équipe.

10. Recruter de la main d'œuvre pour surmonter l'augmentation de la charge de travail

Après avoir testé toutes les techniques pour combattre la surcharge de travail en tant qu'entrepreneur, vous pouvez vous rendre compte que le problème est ailleurs. Vous avez bien organisé les tâches, vos collaborateurs sont tous impliqués, mais tout le monde semble toujours avoir la tête sous l'eau.

Il peut plutôt s'agir d'un manque de main d'œuvre. Dans ce cas, recruter un salarié serait la meilleure solution contre la surcharge de travail. Vous pouvez faire appel à une personne externe qualifiée, de façon permanente ou temporaire selon le besoin. Si vous avez un logiciel de gestion de talents, commencez par vérifier les candidatures spontanées disponibles dans votre base de données.

Vous pouvez y dénicher plusieurs types de contrats :

• Un stagiaire

• Un intérimaire

• Un auto-entrepreneur

• Un travailleur indépendant…

FAQ sur la surchage de travail des entrepreneurs

Quelles sont les causes de la surcharge de travail ?

La surcharge de travail peut être causée par différents facteurs comme :

• Le départ successif de plusieurs collaborateurs. Les salariés restants doivent dès lors travailler davantage en attendant l'arrivée de nouvelles recrues.

• L'augmentation des tâches à effectuer au sein de l'entreprise qui peut notamment provenir d'un contrat inédit ou d'un nouveau projet

• Une mauvaise organisation

• Un manque d'équilibre vie professionnelle / vie privée.

Comment prouver une surcharge de travail ?

On peut prouver une surcharge de travail en s'appuyant sur les faits et les données chiffrées, avec des feuilles de temps à l'appui. Il faut savoir :

• Se détacher de ses croyances négatives

• Évaluer sa charge de travail

• Structurer son argumentaire

• Trouver le bon timing pour en parler

• Rester ferme.

Comment lutter contre la surcharge de travail en tant qu'entrepreneur ?

Pour lutter contre la surcharge de travail en tant qu'entrepreneur, il faut :

• Savoir repérer les premiers signes de surcharge

• Lister et prioriser ses tâches

• Dire non aux tâches supplémentaires

• Garder le contrôle sur ses émotions

• Équilibrer vie professionnelle et vie privée

• Apprendre à déléguer le travail supplémentaire aux collaborateurs.

Comment refuser une charge de travail supplémentaire ?

Pour refuser une charge de travail supplémentaire, il faut identifier les raisons de son refus et bien les expliquer. Les arguments avancés ne doivent pas traduire une incapacité à s'organiser. On peut notamment expliquer qu'il y a d'autres priorités à gérer et essayer de négocier pour trouver un bon compromis.

Quelles sont les conséquences de la surcharge de travail ?

Les conséquences de la surcharge de travail incluent :

• Un niveau de stress et de pression élevé

• Une baisse de la satisfaction au travail

• Des troubles musculosquelettiques

• La fatigue physique et psychique

• Le surmenage et l'épuisement professionnel

• Un arrêt d'activité professionnelle

• Une baisse de créativité et de confiance en soi.