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Planification des ressources pour la gestion de projet : 10 conseils pour les chefs de projet

Planification des ressources pour la gestion de projet : 10 conseils pour les chefs de projet
L'équipe Bitrix24
25 février 2022
Dernière mise à jour : 01 mars 2022

La planification des ressources est essentielle au succès de tout projet. Mal réalisée, elle crée une série de petits problèmes qui peuvent provoquer une crise budgétaire significative. Il devient dès lors plus difficile pour les parties prenantes de rester dans les limites budgétaires ou d’adopter une approche proactive pour optimiser l’utilisation des moyens disponibles. C’est pourquoi il est généralement recommandé de décrire les ressources nécessaires et les objectifs, et de savoir faire des compromis au moment de les affecter. Dans cet article, découvrez 10 conseils destinés aux chefs de projet qui souhaitent optimiser la planification des ressources.

FAQ

Qu’est-ce que la gestion des ressources et pourquoi est-elle importante ?

La gestion des ressources est un ensemble de décisions liées à la planification, à la programmation et à l’affectation de la main-d’œuvre, des fonds et de la technologie d'un projet. Ces moyens doivent être organisés de façon à générer une plus-value optimale pour l’entreprise. La gestion des ressources du projet est importante pour éviter le gaspillage dans l’emploi des moyens. Savoir ce dont on a besoin pour la réussite d’un projet et les éléments disponibles permet d’optimiser l’affectation pour atteindre les objectifs fixés.

Quel est le but de la gestion des ressources ?

La gestion des ressources d’un projet vise à éviter les imprévus grâce à une vue d’ensemble sur les moyens en amont et la programmation de leur usage. Son objectif est aussi de prévenir la surallocation ou la sous-allocation des fonds, du matériel, de la technologie et du personnel. Grâce à la planification, il devient plus aisé d’ajuster les moyens durant la réalisation d’un projet, que ce soit au niveau de la charge de travail des équipes, de l’usage du budget ou de l’identification des initiatives prioritaires.

Quels sont les principaux types de ressources ?

La planification des ressources en gestion de projet implique principalement quatre types de ressources : 1. Les ressources humaines : elles incluent toutes les personnes dont le travail doit contribuer à l’atteinte des objectifs du projet. Elles peuvent être internes ou externes à l’entreprise si certains profils sont indisponibles. 2. Les ressources financières : il s’agit de l’ensemble des coûts et dépenses nécessaires à l’aboutissement du projet, comme la rémunération du personnel ou les frais de déplacement. 3. Les ressources matérielles : cette catégorie inclut tout ce que l’équipe doit utiliser pour réaliser les différentes tâches, depuis les logiciels aux outils de travail. 4. Les ressources en temps : elles visent à fixer une durée définie pour la réalisation d’une tâche spécifique.

Comment identifier les ressources nécessaires au bon développement d’un projet ?

Les ressources financières d’un projet englobent essentiellement les montants disponibles pour la rémunération des ressources humaines et l’acquisition des ressources matérielles. Ce budget peut être défini à l’avance dans le cahier de charges. Pour identifier les ressources humaines nécessaires au bon développement du projet, il faut lister les tâches et identifier les compétences nécessaires pour les réaliser. Les ressources matérielles sont aussi choisies en fonction des différentes tâches, tout en incluant le montant du budget, les délais et le niveau de qualité désiré pour le projet.

Comment gérer les ressources sur plusieurs projets ?

Pour gérer les ressources sur plusieurs projets en même temps, il faut bien définir les objectifs, les plans, les responsabilités et les attentes dès le départ. Avoir une vue globale sur tous les projets avec un outil de planification des ressources permet d’anticiper les conflits éventuels en termes d’allocation des moyens. Il est aussi essentiel de savoir prioriser les tâches en tenant compte de l’influence des différents projets sur les objectifs de l’entreprise. Cela aide à mieux répartir le temps de travail et à gérer les moyens disponibles de façon optimale.


1. Identifier clairement la plus-value du projet pour justifier l’utilisation des ressources

La réussite d’une entreprise implique la réalisation de divers types de projets qui demandent l’utilisation d’un certain nombre de ressources. Or, ces dernières sont limitées. Pour être certain d’obtenir tous les moyens nécessaires en termes de personnel, de finance et de matériel pour la réussite de votre projet, vous devez dès lors vous assurer que sa réalisation procure une véritable plus-value pour l’entreprise. Il est par ailleurs fondamental d’expliquer clairement à vos collaborateurs le but et l’enjeu du projet. Cela permet à tout le monde de bien comprendre les avantages sur le long terme et pourquoi telle ou telle ressource devrait être allouer à ce projet en priorité. En tant que chef de projet, vous devez donc, en interne, exposer précisément l’objectif de la mission et les délais pour obtenir suffisamment de ressources.


2. Décrire les besoins en ressources et leur objectif pour clarifier le projet

Même si vous parvenez à convaincre la hiérarchie de la pertinence de votre projet, obtenir la totalité des ressources sollicitées n’est pas toujours évident. Dès lors, vous devez clarifier les besoins et leurs différentes utilisations. Cette étape de la planification des ressources permet de mettre tout le monde sur la même longueur d’onde dès le début. Il est normal qu’avant le démarrage d’un projet, de nombreuses incertitudes existent sur la façon dont il va se dérouler. En argumentant le motif pour lequel vous demandez des ressources, cela limite les risques de litiges par la suite. Veillez à préciser toutes les ressources nécessaires à l’aboutissement du projet, qu’elles soient sur le plan humain, financier ou matériel, internes ou externes. N’hésitez surtout pas à vous appuyer sur votre propre expérience de gestionnaire de projet, ou à vous référer à des projets similaires et ayant abouti. Cela vous permet de vous inspirer des expériences passées de l’entreprise.


3. Créer le plan de tâches avec d’autres acteurs pour un ordonnancement optimal

L’ordonnancement est une phase importante de la planification des ressources. Sa réussite implique un bon découpage du projet en tâches et sous-tâches faciles à comprendre et à exécuter. Vous devez ensuite déterminer le temps (heures, jours, semaines) et les efforts nécessaires à la réalisation de chacune d’elles. Pour fixer des délais réalistes et vous donner suffisamment de temps, vous devez impliquer toutes les parties prenantes dans ce processus. Un concepteur designer packaging est par exemple plus à même d’estimer le temps et les ressources dont il a besoin pour créer l’emballage d’un nouveau produit. Une fois toutes les tâches identifiées, vous pouvez choisir l’ordre dans lequel elles vont être exécutées. L’adhésion et l’engagement des parties prenantes au projet dans ce processus vous permettront de construire un plan ayant le maximum de chances de réussir.


4. Constituer une bonne équipe de projet pour attribuer les tâches de façon efficiente

Lorsque les ressources humaines sont bien organisées, un projet a plus de chances de réussir. Il est important que chacun sache quelle tâche il doit effectuer, dans quel délai et avec quel budget. Pour une bonne planification des ressources, attribuez des responsabilités claires à vos équipes internes, sans oublier les autres responsables du projet et les collaborateurs externes. Vous devez lister les compétences nécessaires pour la réalisation des tâches identifiées, qu’elles soient managériales ou techniques. Lorsque vous ne disposez pas de suffisamment de talents dans l’entreprise, le recrutement externe constitue une bonne solution. Il est essentiel que chaque mission soit donnée à la personne compétente. En outre, une allocation efficace des ressources dans la gestion des projets implique d’attribuer le travail en optimisant le taux d’occupation des ressources. Tenez aussi compte des compétences des futurs membres, ainsi que de leur motivation et de leur volonté à se donner à 100% pour l’atteinte des objectifs du projet.


5. Comparer plusieurs ressources matérielles pour identifier la solution adaptée

Allouer les bonnes ressources est important. Ceci est aussi valable pour l’aspect purement matériel du projet. La gestion efficace des achats permet de trouver les meilleurs matériaux, tout en restant dans votre budget. Vous devez préciser vos besoins, identifier les solutions possibles sans restriction, les comparer entre elles et dénicher celle qui convient le mieux à vos critères. Adopter un logiciel de planification des ressources peut s’avérer crucial pour avoir une vue d’ensemble sur vos différents projets. Vous pouvez par exemple décider de miser sur le rapport qualité-prix en acquérant une solution à prix avantageux, comme Bitrix24 qui propose diverses gammes en version Cloud et sur site. Pour optimiser l’allocation de vos ressources, adoptez une approche globale de chaque fournisseur, incluant à la fois la valeur du bien, mais aussi des services fournis ou pas. Un matériel peut s’avérer moins cher qu’un autre, mais avec des conditions de service après-vente défavorables.


6. Créer un calendrier de ressources en ligne pour assurer une meilleure communication

Le calendrier de projet est incontournable dans la planification des ressources car il permet de prendre en compte les congés de vos collaborateurs et les interventions ponctuelles des différents acteurs externes. C’est aussi un must pour instaurer un climat où règnent confiance et transparence. En adoptant un échéancier de projet disponible en ligne, vous permettez aux différents acteurs de suivre le planning et d’être plus conscients de leurs responsabilités. Ils peuvent voir les participants au projet et connaître la ou les missions assignées à chacun. Le mieux est d’utiliser une solution mobile pour que votre planning de groupe soit accessible à tout moment et depuis n’importe où. Cela peut s’avérer particulièrement utile pour les collaborateurs qui travaillent à distance ou se trouvent sur le terrain.


7. Anticiper les risques pour favoriser le bon déroulement du projet

Durant la réalisation d’un projet, de nombreux imprévus peuvent survenir. Une des règles essentielles en planification des ressources est de savoir les anticiper. Il peut arriver qu’une machine tombe en panne, que vous perdiez une compétence clé ou qu’un collaborateur s’avère finalement incompétent. Par ailleurs, certaines tâches peuvent prendre du retard parce que leurs responsables croulent sous le poids du travail après le départ d'un collaborateur, ou ne disposent pas de compétences nécessaires pour les accomplir. La proactivité face à une éventuelle démission d’un membre de l’équipe serait par exemple d’établir une liste d’individus pouvant remplacer chacun des membres du projet en cas de départ.


8. Accepter les imprévus à valeur ajoutée pour accroître l’efficacité du projet

En matière de planification des ressources, il y a toujours des demandes et ajustements de dernière minute. Autrement dit, respecter à la lettre les délais et le budget préétablis n’est jamais évident. Même si vous faites de votre mieux pour prévoir l’avenir, certains détails peuvent vous échapper. Vous devez donc être ouvert à l’idée d’ajuster la durée de chaque tâche, le coût prévu pour leur réalisation, et même d’inclure de nouvelles tâches. Avoir un planning souple et flexible afin d’accueillir de nouvelles idées et demandes constitue une règle importante de la gestion de projet agile. Ce faisant, vous enrichissez le projet et contribuez à la satisfaction des utilisateurs.


9. Suivre une formation pour développer ses compétences en gestion des ressources

Une bonne planification de projet implique l’usage de diverses méthodes et techniques, comme l’organigramme du projet (WBS) ou la structure de découpage de projet (SDP). En suivant une formation, vous allez apprendre toutes les astuces pour utiliser le planning de projet comme un outil d’aide à la décision. Avec les diverses compétences acquises, vous pourrez optimiser l’affectation des ressources disponibles. En outre, l’approche agile est de plus en plus adoptée dans les entreprises pour ses avantages en termes de gain de temps. C’est pourquoi une bonne formation vous expliquera la planification des jalons clés de livraison du projet et des sprints, sans oublier le visual planning et le planning poker. Les outils digitaux de gestion de projet agiles comme Bitrix24 n’auront plus de secret pour vous.


10. Utiliser le logiciel tout-en-un Bitrix24 pour optimiser la planification des ressources

Aujourd’hui, la planification des ressources en gestion de projet est largement simplifiée grâce à la technologie. Pour bénéficier de ses nombreux avantages, vous devez vous tourner vers une application aux nombreuses fonctionnalités à l’instar de Bitrix24. Elle vous permet de gérer activement le calendrier de projet, de surveiller les progrès via le diagramme de Gantt et de consulter le tableau de bord.

Vous pouvez également juger la répartition de la charge de travail et utiliser les rapports sur les ressources pour suivre la productivité. Ceux-ci sont produits sur la base des KPIs sélectionnés pour votre projet. Toutes les informations relatives à vos différents projets restent accessibles sur une seule plateforme. Ainsi, vous pouvez les consulter en cas de potentiels conflits sur la répartition des ressources et mieux évaluer les responsabilités.

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