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Comment déléguer des tâches et des responsabilités

Comment déléguer des tâches et des responsabilités
L'équipe Bitrix24
18 février 2022
Dernière mise à jour : 01 mars 2022

En entreprise, déléguer des tâches est essentiel parce qu’il est souvent impossible ou contre-productif de tout faire seul. C’est une bonne solution pour reprendre le contrôle de ses journées, réduire sa charge de travail et trouver du temps pour se concentrer sur ses priorités. À travers la délégation des tâches, un responsable peut varier les missions des membres de son équipe, leur permettre de développer de nouvelles compétences et améliorer leur implication dans le travail.

Pour procurer tous ces avantages, le processus de délégation doit respecter un certain nombre de règles. Tous les travaux ne peuvent pas être réaffectés, et il faut trouver le collaborateur indiqué pour les réaliser. Voici les étapes à suivre pour déléguer des responsabilités et des tâches de manière efficace.

FAQ

Pourquoi déléguer des tâches ?

Déléguer des tâches favorise l’efficacité et le développement des compétences dans une équipe. Le responsable qui délègue réduit sa charge de travail et peut consacrer le temps économisé à la réalisation de tâches plus importantes. C’est aussi l’occasion pour ce dernier de mieux connaître ses collaborateurs, d’évaluer leur niveau de compétence et de leur démontrer sa confiance.

Un employé qui est choisi pour réaliser une tâche du ressort de son chef se sent plus responsable, plus autonome et plus motivé. Il y voit un signe de considération et un véritable moyen de participer à la prise de décisions.

Quels sont les principaux avantages de la délégation de tâches ?

Les principaux avantages de la délégation de tâches sont :

  • La gestion optimale du temps et le gain en efficacité: le travail est transféré à une personne plus disponible ou suffisamment compétente.
  • Le développement de compétences: les subalternes affinent leurs aptitudes actuelles et en développent de nouvelles sous la houlette du manager.
  • Une meilleure gestion des priorités: le responsable peut se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée.
  • Le développement de l’autonomie: les collaborateurs plus responsables deviennent rapidement autonomes.
  • La motivation au travail: apprendre de nouvelles choses et avoir de plus grandes responsabilités permet de booster l’implication des collaborateurs.

Quelles sont les principales tâches et responsabilités que l’on peut déléguer ?

Les principales tâches et responsabilités que l’on peut déléguer sont celles :

  • à faible valeur ajoutée ou dont les conséquences sont limitées. Faciles à déléguer, ces activités opérationnelles routinières doivent néanmoins être fortement encadrées par des procédures et des documents.
  • dont la délégation permet au responsable de se concentrer sur des missions plus stratégiques ou de mieux réaliser les tâches qu’il conserve.
  • du ressort du manager, mais qui provoquent un goulot d’étranglement dans le processus décisionnel ou l’organisation du travail en cas d’absence de ce dernier. Ces responsabilités sont alors déléguées à d’autres collaborateurs pour permettre au responsable de s’absenter.

Comment déléguer des tâches efficacement en tant que manager ?

Déléguer des tâches efficacement en tant que manager implique tout d’abord de savoir quel type de missions peuvent être assignées à un subordonné. En effet, certaines responsabilités, intimement liées au poste ou au management, ne peuvent être déléguées.

Le responsable doit ensuite identifier le collaborateur le plus indiqué pour ce travail. Il faut aussi savoir établir les objectifs de délégation, et transmettre toute la motivation et l’intérêt d’une telle responsabilité. Le manager doit être à l’écoute des objections et suggestions, et envisager de confier la tâche à quelqu’un d’autre si elle semble difficile pour le premier candidat.

Évaluer la charge de travail pour identifier les responsabilités à déléguer

La première étape pour déléguer des tâches est de savoir quel est le moment idéal pour réattribuer les missions, et lesquelles devraient l’être. La peur de perdre le contrôle, d’être dépendant de quelqu’un d’autre, de se faire doubler, ou encore de perdre du temps peut pousser un manager à crouler sous le poids de travaux qui pourraient très bien être réalisés par quelqu’un d’autre.

Vous devez envisager de déléguer si :

  • Une tâche vous permet de libérer du temps pour vous concentrer sur des missions à fort impact sur votre service et votre business
  • L’un de vos collaborateurs semble à l’aise avec cette responsabilité et peut apporter un point de vue novateur
  • Cette mission pourrait aider un employé à approfondir ses compétences et les enrichir
  • La réalisation de cette tâche apporte davantage de plus-value à votre travail
  • Les membres de votre équipe se sentiraient plus impliqués et plus motivés en voyant la confiance que vous leur accordez
  • Cette décision permettra à vos collaborateurs d’avoir plus confiance en eux dans l’avenir et de prendre plus d’initiatives.

Les managers qui souhaitent déléguer des tâches de manière efficace doivent choisir celles qui prennent généralement beaucoup de temps et qu’un autre collaborateur est capable d’exécuter. Il peut aussi arriver que le responsable soit moins qualifié pour ces missions, alors qu’elles s’avèrent stimulantes pour l’employé à qui on les affecte.

Déléguer des responsabilités efficacement implique aussi de conserver les tâches urgentes et importantes, les missions assorties d’un pouvoir disciplinaire, et celles impliquant la hiérarchie entre autres.

Sélectionner le collaborateur capable de réaliser efficacement la tâche

Pour bien déléguer des tâches, il faut s’assurer de disposer de personnes de confiance pour les mener à bien. Le manager doit voir dans cet acte l’opportunité de concilier réussite du travail confié et objectif managérial. Pour ce faire, il doit évaluer la force de ses collègues et identifier la personne qui semble la plus indiquée.

Les membres de l’équipe que vous envisagez pour la réalisation de la tâche devraient bien maîtriser leur travail et disposer de compétences requises dans le domaine concerné. La délégation est dès lors l’opportunité pour eux de montrer leurs aptitudes et de préparer leur évolution. Un bon profil est celui qui allie à la fois compétence, professionnalisme, confiance, disponibilité et loyauté.

Considérez non seulement les forces de vos collaborateurs, mais aussi leurs centres d’intérêt personnel et professionnel. Une bonne astuce consiste à les questionner sur les capacités qu’ils souhaitent améliorer ou développer au sein de l’entreprise. N’hésitez pas à mentionner les opportunités professionnelles spécifiques lorsque vous souhaitez déléguer des tâches qui jouissent d’une forte visibilité au sein de l’entreprise.

La charge de travail actuelle d’un collaborateur constitue aussi un aspect important à considérer avant de lui donner des responsabilités supplémentaires. Vous devriez par exemple lui demander le temps qu’il pense pouvoir consacrer à de nouveaux projets.

Établir les objectifs de la délégation pour faciliter l’exécution des tâches

La délégation est un acte de management qui devrait être formulé avec des objectifs SMART, car :

  • Ils sont plus faciles à mettre en œuvre puisqu’ils donnent au collaborateur une image claire de l’objectif souhaité
  • Ils définissent les priorités et évitent dès lors au collaborateur de s’égarer dans la réalisation des tâches en l’absence du responsable
  • Ils augmentent les probabilités de réussite, car le manager peut facilement établir une échelle d’évaluation claire pour l’atteinte des objectifs.

Il est très important que le résultat attendu soit identifié et que les échéances soient atteignables. Déléguer des tâches ne signifie pas que les responsabilités que vous attribuez à votre équipe doivent reporter sur eux la pression des délais que vous subissez.

Par ailleurs, pour clarifier les priorités, le responsable doit associer les activités aux objectifs de l’équipe et de l’entreprise. Connaissant l’importance de chaque mission, les collaborateurs sont plus à même de mettre en avant les tâches à haute valeur ajoutée.

Sur le logiciel de gestion de projet Bitrix24, vous pouvez par exemple créer des tâches, les affecter et ajouter des deadlines. Cette plateforme vous permet aussi de fixer des KPIs et de suivre leur évolution à travers des tableaux de bord personnalisés.

Transmettre la responsabilité en toute souplesse en incitant la motivation

La manière dont le manager communique sur la délégation des tâches est essentielle pour un travail de qualité. Au lieu d’expliquer la mission telle que vous la réaliseriez en temps normal, décrivez globalement son contexte et le but en faisant preuve d’engouement. Un entretien avec le collaborateur sélectionné constitue l’occasion de transmettre toute la motivation et l’intérêt de la mission confiée.

Votre présentation orale ne doit pas être très longue pour que l’employé ait le temps d’exprimer ses préoccupations. C’est en répondant successivement à ces questions que vous lui donnerez plus de détails sur le travail qui l’attend.

Restez aussi ouvert à ses objections, parce que certaines modifications ou touches personnelles peuvent s’avérer nécessaires pour rendre les tâches compatibles avec ses responsabilités existantes ou pour améliorer la qualité du travail demandé. Faire preuve de souplesse et de positivisme offre différents avantages au manager :

  • Le collaborateur ne cherche pas à transformer son apport en opposition, mais essaie de trouver un compromis
  • Cela évite que le collaborateur acquiesce rapidement et cherche par la suite à boucler rapidement le travail
  • Les missions à réaliser se concilient facilement aux missions existantes, sans que le collaborateur ne mette en péril son travail actuel.
  • Si durant l’entretien, vous remarquez que la personne à laquelle vous souhaitez déléguer des tâches remet en question l’atteinte de l’objectif ou propose des modifications trop importantes, envisagez de les confier à quelqu’un d’autre.

Identifier et fournir les ressources requises pour augmenter l’efficacité

Pour qu’un collaborateur réalise efficacement le travail qui lui est confié, il faut mettre à sa disposition tous les moyens nécessaires. Vous devez vous assurer :

  • D’avoir pensé à tous les outils qu’il doit utiliser, en vérifiant qu’il peut facilement les acquérir et les utiliser
  • Que le reste de l’équipe comprenne l’importance d’une telle délégation
  • D’offrir le bon niveau de soutien et d’accompagnement.

Lorsque vous déléguez des tâches à un membre de votre équipe, il faut annoncer au reste du groupe son niveau d’autorité et leur expliquer les pouvoirs qui lui sont dorénavant conférés. Cela permet à ses collègues de savoir comment l’aider s’il sollicite leur contribution. Vous pourriez aussi directement demander à l’employé quel type d’assistance il pense avoir besoin.

Offrir le niveau de soutien et d’accompagnement adéquat au moment de déléguer des tâches implique souvent de former un collaborateur pour qu’il soit en mesure de réaliser ce type de travail à l’avenir. Même si ce processus prend du temps, le manager doit y voir un investissement pour réduire sa charge de travail et développer les compétences de son équipe.

Effectuer un suivi via Bitrix24 pour garder l’employé sur la bonne voie

La communication et le feedback sont essentiels pour garder un collaborateur sur la bonne voie, notamment dans les projets qui demandent du temps. Même si lui accorder beaucoup d'autonomie permet de valoriser sa créativité, effectuer un entretien régulier peut s’avérer utile pour évaluer les résultats au fur et à mesure, analyser les difficultés rencontrées et rechercher des solutions.

Sur la plateforme collaborative Bitrix24, vous bénéficiez d’un éventail d’outils de communication pour fluidifier les échanges (messagerie instantanée, appels vidéo et audio, vidéoconférence, réseau social privé…). Vous pouvez régulièrement faire des remarques sur le travail, tout en recueillant les commentaires et questions.

Mettez en avant l’importance du dialogue en précisant au collaborateur que s’il rencontre un souci ou ignore comment le gérer, il peut sereinement vous en parler. Ceci ne signifie pas pour autant que vous devez trouver des solutions à toutes ses préoccupations. Le but est que le subordonné développe de nouvelles compétences. Votre rôle se limite généralement à lui suggérer des pistes de réflexion.

Rester en contact après la délégation d’une tâche permet aussi d’avertir en cas de changement des objectifs ou d’apparition de nouveaux points à prendre en compte. Dès lors, l’employé peut prendre en compte les nouvelles informations ou complètement revoir son plan d’action.

Souligner le mérite une fois le travail terminé

Savoir dire merci une fois le travail accompli est une étape importante dans le processus de délégation, puisqu’il vous permet d’économiser du temps et vous apporte une valeur ajoutée. De même, la marque de reconnaissance constitue une source de motivation et engage encore plus votre équipe. À la fin, vous devez réaliser un débriefing avec votre collaborateur pour :

  • Féliciter les tâches convenablement réalisées: une bonne manière de saluer une réussite c’est d’informer votre supérieur, vos équipes ou vos clients sur la qualité du travail fourni
  • Comparer les objectifs et les résultats réels: vous devez discuter sur les causes des éventuelles variances
  • Faire une critique constructive: celle-ci doit s’appuyer sur les faits et résultats du travail, aussi bien positifs que négatifs.

Peu importe le rendu d’une mission déléguée, le feedback final est important pour reconnaître l’implication de votre employé et pour qu’il puisse évoluer dans ses responsabilités. Ses comportements durant cette expérience vous permettent aussi de savoir si vous pourriez à nouveau lui déléguer des tâches ou pas.

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