10 secrets pour être plus productif au travail

Les personnes qui réussissent le mieux au travail sont celles capables de réaliser leurs tâches de la manière la plus efficace possible. Pour faire partie des gens très productifs, il faut établir diverses règles d’organisation personnelle, de gestion du temps, de planification ou encore de travail d’équipe.

L’essor des nouvelles technologies a fait naître de nombreuses distractions susceptibles d’empiéter sur l’efficacité des travailleurs. Vous pouvez néanmoins aussi profiter du digital en dénichant les meilleurs outils de productivité. Dans cet article, découvrez 10 secrets de personnes très productives au travail.

1. Découper son travail en tâches plus petites pour mieux s’organiser

Les personnes hautement productives prennent l’habitude de diviser leurs grands objectifs en objectifs plus petits, avec des échéances claires. Cela leur permet ensuite de répartir leur temps et leur énergie de manière à créer le plus de valeur possible en peu de temps.

Si vous ne souhaitez pas tergiverser face à un gros projet, faites comme les travailleurs intelligents et décomposez les grandes tâches en petites étapes réalisables.

Le fait d’avoir une liste complète à parcourir dans votre outil de gestion de tâches peut faire des merveilles sur votre motivation.

2. Prioriser les tâches les plus importantes, une des meilleures habitudes de travail productives

Se concentrer sur les tâches importantes est une habitude courante des gens très productifs au travail. C’est une bonne astuce lorsque vous avez toujours l’impression d’avoir trop de choses à faire et que deux autres tâches vous attendent dès qu’une est terminée.

Prioriser ses tâches de façon réfléchie implique généralement de créer un ordre du jour et de lister les tâches à effectuer. En évaluant les tâches sur la base de l’effort qu’elles requièrent, on peut rapidement se débarrasser de celles nécessitant un minimum de temps et d’énergie.

Il faut par ailleurs :

• Identifier les tâches à effectuer rapidement dans sa To Do List et celles à planifier en fonction des échéances futures
• Déléguer ou supprimer toutes les tâches qui ne sont ni urgentes ni importantes
• Créer une liste MIT quotidienne avec trois tâches importantes (en lien avec vos objectifs principaux à long terme) que vous devez mener à bien dans la journée
• Revoir fréquemment votre liste de tâches et vos priorités afin de recalibrer votre concentration au besoin.

3. Trouver des raccourcis reproductibles et automatiser les tâches

Les nouvelles technologies constituent une mine d’or pour ceux qui voudraient faire partie des gens très productifs. Il existe un éventail de solutions digitales que vous pouvez utiliser pour éliminer un maximum de tâches possibles et élaborer des raccourcis afin de vous consacrer à des travaux à plus forte valeur ajoutée.

Au cas où vous vous demandez quand automatiser une tâche, voici quelques exemples de travail productif :

• Trouver des raccourcis reproductibles pour une tâche quand elle est répétitive, comme trier vos emails dans les bons dossiers
• Automatiser une tâche quand elle nécessite trop de copier-coller, comme les méthodes de transfert de données manuelles
• Automatiser une tâche que vous jugez difficile et qui ne nécessite pas de créativité, de compétences en matière de résolution de problèmes ni d’intelligence émotionnelle.

Le secret des gens très productifs est d’obtenir une vision globale du processus à automatiser pour identifier les éventuelles subtilités à prendre en compte. Vous devez par ailleurs anticiper les limites de l’automatisation en incluant par exemple une étape de validation manuelle du travail accompli.

De nombreux outils existent pour automatiser vos tâches :

• Administratives : classement des e-mails, modèles de réponses automatiques, facturation, gestion des paiements et signature de documents en ligne
• Commerciales : prise de rendez-vous, suivi des prospects, collecte des informations auprès des clients et prospects, et publications sur les réseaux sociaux
• Techniques : création de site internet et maintenance, backup de son ordinateur…

4. Éviter le multitâche, une habitude courante des gens très productifs

Les personnes hautement productives évitent généralement de jongler entre plusieurs tâches parce que cette habitude rend moins efficace. Chaque fois que vous passez d’une tâche à l’autre, votre cerveau doit à nouveau se familiariser avec la tâche en cours. Cela peut nécessiter beaucoup de temps, que vous pourriez mieux utiliser en vous concentrant sur une seule et même tâche.

Si vous souhaitez faire partie des gens très productifs, voici quelques techniques pour ne plus céder à la tentation du multitâche :

• Aménager votre espace de travail en mode minimaliste peut influencer votre état d’esprit et votre productivité. Retirez de votre bureau tous les objets qui détournent votre attention et adoptez le strict nécessaire pour rester focalisé sur la tâche à accomplir.
• Utiliser une application de gestion de temps de travail et de pause, et travailler sur une seule tâche jusqu’à ce que l’alarme sonne.
• Prendre le temps de se focaliser sur le présent en étant réceptif aux sensations à travers ses cinq sens
• Recourir à des exercices de respiration est aussi une façon simple et rapide pour améliorer ses performances mentales.

5. Se lancer dans le travail sans attendre la motivation ou l’inspiration

Passer à l’action malgré la mauvaise humeur ou le manque d’envie est l’un des meilleurs secrets des gens très productifs. Parfois, vous vous portez bien physiquement, mais n’avez simplement pas envie de travailler. Toutefois, gardez à l’esprit que vous ne devez pas attendre « d’avoir envie » de faire quelque chose pour commencer à le faire. Le simple fait de souhaiter voir votre projet terminé ou d’avoir une tâche de moins dans votre agenda suffit.

Pour aller à l’encontre de votre manque d’envie et éprouver la douce sensation du travail accompli, vous devez :

• Vous souvenir de la raison pour laquelle cette tâche figure dans votre programme, le bénéfice que vous tirez à la réaliser ou le manque à gagner que cela vous évite
• Vous dire que l’appétit vient en mangeant et vous contenter de commencer pour casser l’inertie et initier le mouvement
• Prendre appui sur des rituels que vous suivez habituellement sans vous poser de questions. Ces déclencheurs de l’envie et de l’inspiration vous aident à agir régulièrement, malgré votre manque de volonté.

6. Éliminer les distractions pour un travail accompli dans les délais

Agilité, flexibilité, proactivité… la vie d’entreprise exige de se donner au maximum pour rester productif. De nombreuses distractions peuvent cependant vous empêcher d’avancer dans vos tâches, comme la faim, les problèmes personnels ou encore les sollicitations des collègues.

Si vous souhaitez rester efficace et accomplir vos tâches dans les délais, vous devez :

• Prendre le contrôle de vos notifications et briser le climat d’hyper connectivité permanente qui vous pousse à toujours être disponible et réactif aux sollicitations
• Programmer les distractions en planifiant par exemple des plages de temps dédiées aux activités extraprofessionnelles, comme parcourir vos fils d’activités sur les réseaux sociaux
• Utiliser raisonnablement les réseaux sociaux pour réduire les distractions non désirées, en arrêtant par exemple de suivre les comptes qui ne publient rien d’intéressant
• Utiliser le mode Ne pas déranger pour vous déconnecter complètement et vous concentrer sur le travail qui compte le plus
• Fermer tous les onglets et les logiciels inutiles sur votre appareil de travail
• Utiliser un casque ou des écouteurs si vous travaillez dans un environnement bruyant
• Garder un notebook à portée de main pour écrire les choses hors sujet qui vous viennent à l’esprit durant le travail
• Faire périodiquement l’inventaire de vos outils de productivité pour être sûr que tous vous sont encore indispensables.

7. Déléguer intelligemment, le secret des gens très productifs au travail

Déléguer une part de ses tâches aux membres de son équipe lorsque cela est possible est une pratique courante des gens très productifs au travail. Cela peut vous aider à libérer du temps pour vous concentrer sur les tâches essentielles qui relèvent de votre compétence, à condition de le faire intelligemment.

Vous devez commencer par identifier les tâches susceptibles d’être déléguées et les collaborateurs qui disposent des compétences nécessaires pour les mener à bien. Voici quelques bonnes pratiques que suivent aussi les personnes hautement productives :

• Ne pas uniquement déléguer les tâches les plus rébarbatives de peur de démotiver les subalternes
• Clairement identifier le contenu et les limites de la tâche à déléguer
• S’assurer que la personne choisie est absolument d'accord de gérer cette tâche et de la réaliser dans les deadlines prévus, avec les critères de professionnalisme requis
• Veiller à ce que le collaborateur sélectionné dispose du temps nécessaire pour effectuer cette tâche sans trop perturber son plan de travail personnel
• Résister à la tentation de contrôler le travail délégué à chaque instant et accepter que le collaborateur réalise la tâche à sa manière.

8. Apprendre à dire Non pour rester productif dans ses tâches

Un des secrets des gens très productifs est de dire non à leur manager ou un collègue qui leur demande de l’aide sur un dossier ou leur propose un nouveau projet alors qu’ils sont déjà sous l’eau. Lorsque vous débutez à un poste ou visez une augmentation ou une promotion, réagir de la sorte peut être difficile.

Cela est néanmoins essentiel pour éviter le surmenage et rester efficace au travail. Le tout est de savoir bien s’y prendre et de donner les bonnes explications à vos interlocuteurs. Sachez identifier les situations déstabilisantes, susceptibles d’empiéter sur le planning de vos tâches quotidiennes. Ce peut être :

• Une réunion imprévue à préparer
• Un dossier sur lequel vous n’avez pas participé et que vous devez présenter
• Un rendez-vous client supplémentaire non-préparé
• L’avance de la date de rendu d’un projet…

Face à ces situations qui entravent vos habitudes de travail productives, vous devez savoir dire non et rester ouvert à la discussion pour expliquer votre réticence. Ayez confiance en vous lorsque vous refusez un travail supplémentaire pour des raisons évidentes.

9. Savoir quand et comment se reposer, un must pour gagner en productivité

Une autre caractéristique commune des gens très productifs consiste à se mettre à l’abri du surmenage et d’éventuels maux de tête. Leur principal secret réside dans les pauses et les moments de détente.

Cette habitude permet également d’éviter la prise de décisions inadéquates, les accidents de travail ainsi que le manque de rapidité ou d’efficacité.

Une bonne pause est un moment où vos neurones et votre esprit se relâchent tout en restant dans une discipline professionnelle.

Vous pouvez notamment :

• Éviter votre écran d'ordinateur pendant la pause déjeuner
• Sortir vous balader dans la nature
• Pratiquer la méditation, la pleine conscience et la gratitude
• Tester la méthode Pomodoro qui consiste à s’octroyer 5 minutes de trêve après chaque 25 minutes de travail

10. Prendre soin de sa santé, la priorité des gens très productifs

Le bien-être dans une journée de travail vient d’une alimentation variée, ainsi qu’une activité physique régulière. C’est quelque chose que les personnes hautement productives gardent constamment à l’esprit. Vous devez prendre soin de votre santé pour être au meilleur de votre forme.

En faisant au moins 30 minutes d'exercice par jour, vous stimulez notamment :

• votre mémoire
• votre capacité d'attention
• vos fonctions cérébrales
• l’acquisition de nouvelles compétences
• votre créativité
• votre bonne humeur.

Il faut aussi judicieusement choisir vos nutriments et ne pas sauter de repas, peu importe à quel point vous êtes occupé. Cette bonne habitude vous évitera la fatigue, la confusion et l’irritabilité.