L’une des particularités d’un projet qui passe à sa phase de réalisation, ce sont les imprévus qui poussent parfois l’équipe à revoir son planning et ses moyens. Mais le plus complexe, c’est que ces révisions en cours de route impactent les autres aspects de la réalisation. Par exemple, la révision du budget peut facilement amener à revoir la durée de travail, voire même la constitution de l’équipe. La question est donc de savoir comment s’y prendre pour que le travail se fasse dans les conditions les plus optimales ? C’est là qu’intervient le Scrum board, un logiciel dont nous allons parler dans cet article.
Le terme Scrum est un anglicisme issu du monde du sport, plus précisément du rugby. Cela signifie mêlée. Dans le cadre de la gestion d’un projet, un Scrum board est un tableau sur lequel sont définies toutes les tâches à accomplir. C’est une méthode dite « agile », qui s’oppose à la manière rigide avec laquelle les projets étaient gérés et exécutés.
Un logiciel Scrum apporte donc beaucoup plus de flexibilité dans la manière de piloter un projet. Mais encore faut-il savoir comment cela fonctionne et quels en sont les aspects les plus importants. Si vous cherchez un logiciel Scrum gratuit, vous pourrez en trouver dans la panoplie d’outils proposés par Bitrix24.
Avant d’en arriver au fonctionnement d’un tableau Scrum, nous allons nous pencher sur les différents éléments qui le composent.
De façon basique, ce tableau est composé de trois colonnes : To Do, In Progress et Done. En français cela donnerait : À faire, En cours et Fait.
Pour explication, il s’agit pour le Scrum Master, c’est-à-dire celui qui édite le tableau, de définir les tâches à réaliser dans la colonne « To Do ». Si l’équipe est composée de plusieurs personnes comme c’est souvent le cas, il faudra attribuer ces tâches.
Lorsque la tâche est en cours d’exécution, elle est déplacée vers la colonne suivante, c’est-à-dire In Progress. Une fois terminée, elle passe dans la dernière colonne, Done.
Donc, un Scrum board fonctionne comme un tableau composé de cartes qu’il faut déplacer selon le Workflow (l’évolution du travail). Par contre, il faudra noter qu’en fonction des besoins du projet, le tableau pourra contenir plus de trois colonnes. Par exemple, on pourra ajouter une colonne « En cours de vérification ».
Vous savez déjà qu’un Scrum board est composé de trois colonnes dans sa forme basique. Mais ce n’est pas tout ce qu’il y a à savoir. En effet, il y a plusieurs autres aspects de son fonctionnement qu’il faut saisir.
La transparence : elle consiste à permettre à tous les membres de l’équipe d’être au même niveau d’information. Cela facilite non seulement l’évolution mais aussi les prévisions.
L’inspection : ce pilier a pour avantage de permettre une vérification des objectifs de sprint. Cette vérification peut engendrer des mises à jour constantes lors des meeting reviews afin que les objectifs soient atteints dans la durée impartie pour leur réalisation.
L’adaptabilité : il s’agit des différents ajustements nécessaires à une réalisation sans encombre. Ceux-ci ont lieu au cours des différentes rencontres.
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Puisqu’il s’agit d’un outil qui sera utilisé par tous les membres de l’équipe, il est indispensable que le Scrum board ne soit pas édité exclusivement par le Scrum Master. Idéalement, d’autres personnes doivent participer à son édition dans la mesure où il doit être compris de tous. En outre, un tel tableau conserve un caractère évolutif, c’est ce qui en fait un outil de gestion exceptionnel.
Il faut aussi savoir que le Scrum board est une technique de travail que l’on retrouve dans plusieurs logiciels Scrum en open source ou pas. Cela est la preuve incontestable que cette technique est très efficace pour gérer des projets. A ce propos, Bitrix24 vous permet de l’utiliser gratuitement depuis la collection de ses outils de gestion d’entreprise.