Gestion électronique des documents

Les nouvelles technologies favorisent la conception de logiciels de plus en plus sophistiqués. Aujourd’hui, de nombreuses entreprises ont recours au stockage Cloud (au moins partiellement) pour partager et stocker leurs données. Cette dématérialisation offre des bénéfices très importants au niveau organisationnel et permet surtout de réduire et d’automatiser les flux d’informations. Bitrix24 est un logiciel gratuit de gestion documentaire, qui favorise le travail collaboratif, diminue les coûts de traitement, réduit les délais de facturation, limite les éventuels déficits d’informations et bien plus encore.

Bitrix24 : une GED efficace pour gérer vos documents


Pour comprendre la gestion électronique des documents, vous devez au préalable vous demander « qu’est-ce que la GED ? » et quels sont les outils qui la compose ?


La sauvegarde de documents sur le cloud


La sauvegarde est une opération informatique qui consiste à stocker des données pour les mettre en sécurité afin qu’elles restent accessibles au moment voulu. Les données peuvent être des textes, des factures et autres documents importants de votre entreprise. La double sauvegarde permet de dupliquer l’information et les stocker sur des adresses différentes pour éviter la perte de données.

Le logiciel de gestion électronique de documents Bitrix24 peut prendre en charge tout type de documents (images, vidéos, fichiers, textes et tableurs). Vous pouvez accéder et partager vos données à tout moment sur le Cloud Bitrix24.


Des outils de recherche pour gagner du temps


Une recherche rapide et efficace est un des avantages majeurs que l’on peut obtenir d’une GED. Les multiples outils de recherche qui la composent permettent d’y parvenir. Lorsque toutes vos données sont correctement stockées sur un espace dédié et que vos données sont correctement référencées, vous avez la possibilité de les identifier rapidement avec les outils de recherche. Retrouver l’information nécessaire est alors simple et extrêmement rapide.

L’interface conviviale de Bitrix24 facilite encore plus la recherche. La barre de recherche intelligente permet de rechercher instantanément des contenus des tâches, du disque de stockage, du CRM ou encore des chats. Les listes d’informations avec les filtres sont aussi très pratiques pour retrouver les données.


Le numérique pour conserver les documents


La gestion électronique des documents ne concerne pas seulement les données que vous pouvez créer en ligne, mais aussi celles qui existent au sein de votre entreprise sous forme papier. En numérisant et en stockant efficacement vos documents, vous enlevez la probabilité d’égarer des données importantes. Suivre des règles de stockage de l’entreprise et respecter les règles de l’archivage est important pour retrouver ses documents. Ainsi, même un document scanné doit être correctement nommé et stocké au mon endroit pour qu’il soit facilement retrouvable.

Une bonne GED comme Bitrix24 aide à concevoir une arborescence logique pour ranger ses documents à l’intérieur de dossiers spécifiques, par fonction, projet, thématique ou encore par équipes.

*Les informations figurant sur cette page peuvent changer. Pour connaître les prix et les fonctionnalités en application, consultez la page de tarification Bitrix24.

La gestion des droits d’accès

La gestion des droits d’accès est un aspect important de la gestion électronique des documents. Les règles que vous paramétrez permettent de garantir la sécurité et la confidentialité de vos données. Les outils GED permettent d’attribuer les droits de consultation, de modification ou un accès complet aux personnes où aux groupes de personnes de votre choix. Les documents seront alors accessibles uniquement par les individus qui possèdent un droit d’accès et vos données sont alors protégées.

Sur Bitrix24, vous pouvez créer des groupes pour facilement gérer les autorisations des fichiers ou des documents. Vous pouvez aussi créer différents espaces et paramétrer les règles de ce dossier afin que chaque document ajouté soit directement accessible par les personnes qui ont accès au dossier. Gérer la sécurité de votre Drive Bitrix24 est très facile.

L’indexation des documents

Lorsque la base documentaire contient de nombreux documents, la recherche devient plus complexe. Pour faciliter l’accès aux données et accélérer la recherche, indexer les documents est nécessaire. Cela permet d’avoir un système de numérotation unique et de retrouver plus facilement les documents lorsqu’il y en a besoin.

Sur Bitrix24, les documents créés sur la plateforme comme les factures, les devis ou les commandes sont numérotés automatiquement lors de leur création en fonction de vos règles de numérotation.

Lorsque vous souhaitez sauvegarder un document externe sur la plateforme, vous ne pourrez pas sauvegarder deux documents avec le même nom. Il vous proposera soit de le remplacer soit de le renommer ou alors il rajoutera un numéro à la fin du nom du document. L’indexation automatique permet en plus de retrouver les documents facilement de limiter les doublons.

Le partage de fichiers pour collaborer efficacement

Collaborer, c’est avant tout travailler sur des documents communs et partager des informations lorsque les autres en ont besoin. Partager des fichiers est une des bases de la collaboration sur un outil informatique et cela fait aussi partie de la gestion électronique de documents. Un logiciel GED propose alors forcément cette fonctionnalité.

Bitrix24 facilite la consultation des documents en ligne, et encourage le travail collaboratif au sein de vos équipes. La gestion de projets est elle aussi facilitée grâce au partage de documents. Les documents sont disponibles aux utilisateurs qui possèdent les droits suffisants et votre entreprise a accès à une capacité de stockage en ligne à des tarifs avantageux. L’application mobile Bitrix24 est conçue spécialement pour les tablettes et smartphones afin de consulter les données en déplacement. Pour les utilisateurs de la version On-Premise, l’API et le code Open Source permet davantage de possibilités de partage de documents.

L’historique de modification d’un document

Lorsque plusieurs personnes travaillent sur un document, il arrive que quelqu’un supprime des sections par erreur ou alors qu’il y ait une modification réalisée et que l’on se rende compte que la version précédente était mieux. Lorsque vous pouvez gérer les versions du document, vous pouvez travailler à plusieurs sans craintes puisque vous pouvez toujours restaurer une version précédente.

Bitrix24 permet le suivi des modifications d’un document. Vous voyez qui a modifié quoi et quand. L’avantage, c’est que tout le monde peut travailler en même temps sur un document qui est à jour.

L’intégration des autres services de stockage

Qu’il s’agisse de documents sous forme électronique ou papier, les documents sont rarement destinés pour une seule personne. En effet, les documents ont généralement vocation à être communiqués au sein d’une entreprise ou à des tiers. Intégrez les services de stockage comme Dropbox, Google Drive ou Microsoft OneDrive permet d’augmenter le volume de stockage disponible et de faciliter le partage des données avec les utilisateurs externes.

Bitrix24 intègre de nombreux services de stockage en ligne. Vous pouvez alors gérer directement vos dossiers et documents des autres plateformes directement depuis votre Drive Bitrix24. De plus, votre Drive Bitrix24 est également synchronisable à un espace dédié de votre disque dur pour vous permettre de travailler hors ligne. Lorsque vous vous connectés, les fichiers sauvegardés sur cet espace sont automatiquement enregistrés sur le Cloud.

La version On-Premise de Bitrix24 à installer sur votre serveur contient de nombreuses options de personnalisation, fonctionnalités supplémentaires et un accès à l'API et au code Open Source. Pour plus d'informations sur le fonctionnement de Bitrix24, consultez la page Helpdesk.
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