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  • Témoignage Client de Russie : Entreprise de construction « RNR »

    13/07/2017 01:12:28 pm
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    Ilya Kuklin, Directeur de la Technologie, et Maxim Kolpakov, Responsable Commercial, présentent la manière dont ils ont mis en place Bitrix24 dans l’entreprise de construction RNR.

    Notre société est en activité depuis 2001. Nous avons été les premiers à introduire en Russie la technologie canadienne de construction de maisons avec des charpentes à poutres en I. Cette technologie est utilisée pour créer et modifier les éléments principaux d’une maison sur le lieu de production. L’équipe de construction assemble ensuite la maison sur le site comme un constructeur de Lego.

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    Nous utilisons trois technologies différentes pour construire des maisons : une charpente à Poutres en I, un cadre en bois, et du béton armé. La plupart de nos clients préfèrent deux types de maisons : celles de 150 à 200 m2 et celles de plus de 200 m2. Pendant la saison des construction, nous construisons entre quarante et cinquante maisons, et nous prévoyons d'en construire beaucoup d’autres. Pour une croissance future, il est très important de développer des processus opérationnels efficaces.

    Ilya Kuklin : « L’industrie de la construction (en raison de la complexité technologique et de la longue période de construction) accuse un retard sur d’autres industries (par exemple, vente au détail, logistique). Aujourd'hui, terminer la construction d’une maison quelques mois après la date prévue est une pratique courante dans l’industrie.  Mais suite à la tendance générale d'accélérer tous les processus (par exemple, Uber qui offre un service de taxi en 3 à 5 minutes), les clients exigent un strict respect des délais et une plus grande transparence. Cela nous a amené à réfléchir sur l'optimisation de nos processus opérationnels. »
    À un certain moment, nous avons réalisé que si nous ne rendions pas tous les processus opérationnels transparents et que nous ne les automatisions, nous ne connaîtrions pas de croissance. Nous subissions constamment des pertes, des retards sur la période de construction, et des pertes de clients, mais un incident nous a finalement poussés à mettre en place un système de gestion d’entreprise. À cause d’une erreur du chef d'équipe, nous avons perdu trente pour cent du bénéfice d’un projet de construction.

    Au stade initial de la construction, les constructeurs ont fait une erreur lors de l’installation de l’isolation. Cette erreur a été découverte bien plus tard alors qu'il était déjà impossible d'en connaître la raison. Toute la documentation a été dispersée à différents endroits : de nombreux dossiers sur le disque dur et dans le Cloud, des fichiers Word et des documents Google, des discussions par courriel et WhatsApp.

    Réussir à trouver les causes de cette erreur n'était simplement pas réaliste.

    Il est malvenu de remplacer le chef d'équipe en plein milieu de la saison de construction Alors il a été réprimandé, mais a continué à travailler pour l'entreprise. Son erreur nous a coûté plus de 400 000 roubles (~ $7 000), et nous avons dû rembourser cette somme avec notre propre profit.

    Après cet incident, nous avons compris que nous ne pouvions plus continuer à travailler de cette manière. Nous avions besoin de suivre toutes les procédures— toutes les tâches à chaque étape. Nous devions pouvoir identifier les erreurs à un stade précoce, quand il est encore possible de les corriger sans que cela ne nous coûte des milliers de roubles. En outre, nous voulions nous assurer que les fonds étaient dépensés de la manière prévue et qu'il n'y avait pas d'escroquerie (une pratique courante dans l’industrie de la construction).

    Ainsi, nous avons commencé à chercher la solution appropriée parmi les services offerts en ligne. Tout d’abord, nous avions modélisé le fonctionnement d’un système idéal qui permettrait de résoudre tous nos problèmes. Nous avions établi une liste d’exigences assez longue — une vingtaine au total. Les trois exigences principales sont la flexibilité, la mobilité et la possibilité de créer nos propres scénarios d’utilisation.

    Ilya Kuklin : « Il s’est avéré qu’il n’y a pas tant de services SaaS disponibles sur le marché qui nous conviennent. Dans les faits, on nous a offert de « lourdes » solutions sur site sans applications pour les tablettes et les téléphones. Le prix pour la mise en place commence à 3 millions de roubles ($50 000). Sachant que le système pouvait ne pas nous convenir, nous n’étions pas disposés à payer cette somme immédiatement.
     
    En fin de compte, nous avons opté pour Bitrix24. Cela nous a offert une grande liberté de personnalisation et la possibilité de travailler dans le Cloud et sur des appareils mobiles.  Bitrix24 est vraiment une sorte de « Couteau suisse » parmi les systèmes de gestion d’entreprise. C’est un outil qui possède d’énormes capacités d'ajustement, surtout si vous les utilisez correctement. »
    Pourquoi avons-nous besoin de Bitrix24 ?

    Le domaine de la construction est une des industries les plus opaques. Il n’est pas uniquement question des moyens financiers, qui ont tendance à « disparaître » lors des acquisitions. Les processus opérationnels eux-mêmes sont assez compliqués et confus. De nombreuses mesures doivent être prises sur-le-champ. En outre, les facteurs externes comptent énormément, par exemple

    ● les prévisions météo pour un jour particulier
    ● le type de route (asphalte ou terre)
    ● la fiabilité des fournisseurs
    ● la qualité des matériaux de construction

    On pourrait ajouter beaucoup de facteurs qui influent sur la construction d’une maison. Chaque maison nécessite également plus de 1 000 éléments de construction, lesquels sont fournis par plus de 100 fournisseurs.

    La construction de la maison elle-même peut être divisée en 30 étapes distinctes. Chacune d'entre elles comporte de 50 à 60 tâches, effectuées par une équipe de 12 à 15 personnes (par exemple, un ingénieur, un architecte, un chef d'équipe, un fournisseur). Au total, vous devez effectuer de 1 500 à 1 800 tâches et écrire plus de 500 pièces justificatives afin de construire une maison... une seule maison.

    Lorsque 40 à 50 maisons sont construites en même temps, environ 75 000 tâches doivent être réalisées au cours d'une seule saison de construction (de mai à octobre).

    Tous les processus doivent être sous contrôle : acheter des matériaux de qualité au meilleur prix, les livrer à temps et en toute sécurité, payer les factures, suivre la conformité des délais et des technologies, pour n’en nommer que quelques-uns.

    Des accidents peuvent également se produire.

    Ilya Kuklin : « Voici un exemple simple. Nous attendons que des fenêtres nous soient livrées par le fournisseur avec lequel nous travaillons depuis de nombreuses années. Le directeur affirme que le camion transportant les fenêtres est déjà parti et qu’il est en chemin. Deux heures plus tard, il nous rappelle et nous informe que le camion avec les fenêtres est en panne, et nous devons en attendre un autre. Le temps passe, et le camion n'est toujours pas là. . .  
     
    En fin de compte, nous avons découvert que le camion n'était jamais parti. Le fournisseur n’a pas eu le temps de traiter notre commande et essayait de gagner du temps. »
    Cette situation n’est pas exceptionnelle, mais prévoir toutes les situations d’urgence est difficilement possible, c’est pourquoi vous avez besoin d’un outil qui va pouvoir prédire la période de construction, garder une trace des retards et trouver les causes des défaillances afin de respecter la date de livraison.

    Quand un des chefs d'équipe a découvert que nous allions introduire Bitrix24 (c'est d’ailleurs celui dont l'erreur nous a coûté 400 000 roubles), il était stupéfait : « Allez-vous contrôler tout ce que je vais faire ? Vous saurez exactement où je suis et sur quelle tâche je travaille ? » Il a, plus tard, présenté un avis de démission.

    Bitrix24 n’avait pas encore été mis en place, et nous subissions déjà des pertes, mais nous savions que cela nous profiterait à l'avenir.

    Étapes de la mise en place

    1. Dans Bitrix24, nous avons programmé toutes les tâches qui doivent être complétées afin de construire une maison. Nous en avions 1800. L’exécutant et le responsable ont été assignés pour chaque tâche. Plus important encore, nous avons combiné ces tâches dans un seul algorithme.

    Ilya Kuklin : « Par exemple, dans Bitrix24, l’architecte signale la tâche « Préparer le concept architectural » comme étant « Terminé ». Ensuite, Bitrix24 crée automatiquement la tâche « Vérifier la conception architecturale » et l’assigne à l’ingénieur et au responsable des comptes. Lorsque l’ingénieur et le responsable achèvent cette tâche, la tâche suivante est créée : « Obtenir l’approbation du client. »
     
    Selon l’algorithme donné, toutes les 1 800 tâches sont créées les unes après les autres. Chaque employé a connaissance à tout moment de l'échéance à laquelle il doit terminer une tâche ! L’employé n’a pas besoin de systématiquement se demander quelle est la prochaine étape ; Que dois-je faire maintenant ? Ils consultent simplement Bitrix24 et effectuent les tâches qui ont déjà été créées pour eux. »
    Nous définissons une date d'échéance pour chaque tâche. Si la tâche n’est pas terminée à temps, toutes les parties intéressées sont informées. Nous avons aussi une estimation approximative du moment où chaque étape de la construction sera achevée (par exemple, la fondation est remplie, les murs sont érigés, le toit est monté). Si une étape est retardée, le système recalcule automatiquement les délais pour toutes les étapes subséquentes.

    2.  Nous adorons les filtres. Nous les utilisons pour suivre les tâches en retard et les tâches pour chaque employé. Nous pouvons également suivre les retards de chantiers spécifiques ou les retards venant des fournisseurs.

    D’une part, cela permet de se focaliser sur la prévention des retards. Et d'autre part, nous analysons les causes des retards et nous réajustons les processus opérationnels.

    3.  Nous contrôlons également le processus de construction directement dans le système. Les chefs d'équipe sont obligés de télécharger des photos et des vidéos du chantier afin que l’ingénieur sache ce qu’il s’y passe. Maintenant nous pouvons nous rendre dans la zone de construction deux ou trois fois moins souvent car nous pouvons contrôler à distance la plupart des processus.

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    4. Le processus de paiement a été simplifié. Nous recevons neuf types de paiements différents de nos clients.

    Par exemple :

    • Un paiement dans les 30 jours après la signature du contrat
    • Un acompte avant le début de l'étape de construction.
    • Un paiement après la construction des murs du second étage
    • Un paiement final une fois qu'une certaine étape est terminée

    Il y a cinq types de paiements en plus. Étant donné que nous construisons 40 à 50 maisons en même temps, 100 à 120 paiements sont effectués mensuellement. Il est très difficile de garder une trace de chacun d’eux. Maintenant, tout est automatique.

    Par exemple, une fois que le chef d'équipe a terminé l’installation des murs au deuxième étage et signalé cette tâche comme étant « Terminée », le comptable reçoit une tâche créée automatiquement pour facturer le client.

    5.  Nous stockons toute la documentation en cours dans le Cloud. Un projet d’habitation peut être modifié à de nombreuses reprises, et tous les employés devraient avoir accès instantanément à la version actuelle de tous les documents du projet.

    Le lien vers le dossier contenant la version la plus récente du projet est automatiquement ajouté à chaque tâche. Lorsqu’un nouvel objet de construction est ajouté au système, un dossier pour chaque étape (avec une structure de sous-dossiers prédéfinis) est automatiquement créé à l’intérieur du disque du Cloud. Cela rend la vie plus facile et permet de conserver tous les documents dans l'ordre.

    Les résultats de la mise en place de Bitrix24

    Le processus de mise en place de Bitrix24 a pris environ neuf mois (et continue à ce jour). Nous avons un spécialiste à temps plein qui est en charge de la mise en place, mais tous les employés clés de la société (l’ingénieur, l’architecte, les responsables de construction, les chefs d'équipe) sont impliqués. La mise en place a coûté 2 millions de roubles (environ $34 000), avec 100 000 roubles dépensés pour la licence du service. Le reste a été versé au spécialiste de la mise en place, qui ajuste le système à nos processus opérationnels.

    Je peux déjà dire que grâce à Bitrix24 nous économisons environ 150 000 à 200 000 roubles par mois ($2 500 à $3 500).

    Tout d’abord, nous avons réduit le nombre de retards. Deuxièmement, nous économisons de l’argent en réduisant le nombre d’erreurs. Dans le domaine de la construction, il est facile de perdre entre 10 000 et 20 000 roubles sur des frais accessoires à chaque étape pour chaque installation. Grâce à l’automatisation, nous avons pu réduire ces coûts au moins deux fois.

    L'avantage principal n'est même pas la réduction des coûts. L'avantage principal de l’automatisation est que cela nous permet d'étendre notre activité, de respecter les délais et d'améliorer la qualité de la construction. Si nous avions essayé de construire 100 maisons par an sans Bitrix24, nous n'aurions tout simplement pas pu y parvenir.

    Beaucoup d’entreprises hors ligne sont contre le changement et veulent faire les choses à « l’ancienne », mais je suis certain que ces entreprises n’ont aucun avenir.
2 000 000+
d’organisations
utilisent déjà Bitrix24